Pour une société qui a un grand nombre d'employés, le fax traditionnel pose un certain nombre de problèmes de sécurité:

• Si la machine fax est laissée sans surveillance, les informations contenues dans les fax peuvent être interceptées par un tiers;

• Souvent, les télécopieurs enregistrent des copies des fax reçus, ce qui permet à quiconque ayant accès au télécopieur d'imprimer des exemplaires supplémentaires du contenu du fax ;

• Généralement, les télécopieurs impriment les messages transmis sur papier et ils pourraient être placés dans des endroits mal sécurises, si ils ne sont pas détruits.

Une solution à ce problème de sécurité des fax est le fax par Internet, notamment la fonction fax recommandée, une fonctionnalité brevetée par le service Popfax.com. Même si tous les services d'envoi de fax Internet est beaucoup plus sûr que fax traditionnel, compte tenu du stockage en ligne des fax sur des serveurs sécurisés et la transmission de fax en ligne via les sites Internet HTTPS hautement sécurisé, la fonctionnalité fax recommandée comprend un document à valeur juridique qui garantit à la fois la livraison du fax mais aussi son intégrité . Les caractéristiques particulières de ce service sont les suivants:

- L'envoi est effectué en ligne, en utilisant une connexion sécurisée et un compte offert par le fournisseur du service de fax par Internet ;

- Le document à envoyer est signé numériquement en utilisant des éléments cryptographique non-réversibles et la signature est ensuite imprimée sur la dernière page du document de télécopie à faxer ;

- Le destinataire reçoit le document par fax avec un mot de passe unique et une signature numérique pour accéder au fichier et valider son authenticité. Par conséquent, personne d'autre que le récepteur aura accès à ce document ;

- L'expéditeur reçoit une notification par e-mail et un rapport de transmission, confirmant la livraison du fax. De cette façon, la livraison et l'authenticité du fax sont garanties, le contenu du fax ne peut pas être modifié, visualisé ou consulté par un tiers ;

- L'expéditeur et le destinataire peuvent vérifier l'authenticité du fax recommandée à tout moment dans l'interface Web sécurisée ou le fax est stocké pour une longue période. En outre, ce document peut être utilisé comme preuve légale en cas de litige entre les parties.

Que vous traitez avec des données financières sensibles, des informations sur la santé des patients, des documents judiciaires ou d'autres informations privilégiées, les solutions sécurisées de fax par internet offrent une assurance que le contenu de vos fax transmis sont protégés.