Veolia Environnement a choisi Equity pour développer une application de gestion des délégations de signatures et des comptes bancaires. n Le projet se déploie aujourd’hui à l’international sur un périmètre de 2600 filiales, dans 70 pays.


Etapes clés du projet et perspectives

·                  2008 : démarrage du projet

·                  Octobre 2008 : ouverture de la partie gestion des comptes et pouvoirs bancaires pour les trésoriers des Divisions Transport et Eau en France

·                  Juin 2009 : optimisation des états de restitution des comptes et pouvoirs bancaires

·                  A partir de juin 2009 : déploiement de l’ensemble de la solution, « pouvoirs bancaires & pouvoirs de gestion » en France et à l’international (dans 70 pays).

·                  En vue de ce déploiement international, certaines fonctionnalités sont en cours de perfectionnement comme le module de saisie en masse des délégations de signatures,  l’outil de transfert des délégations et co-détention de pouvoirs, la consultation illimitée par tous les gestionnaires des pouvoirs et délégations détenus de façon à donner aux mandataires une vision précise de l’étendue de leur pouvoir.


Identification d’un besoin au sein du Groupe

En décembre 2005, les directions juridique et financière de Veolia Environnement publient une circulaire relative aux délégations de signatures et aux séparations de fonctions. Cette circulaire fait suite à la loi Sarbanes - Oxley (2002) qui impose aux groupes de nouvelles règles sur la comptabilité et la transparence financière. La circulaire Veolia établit quelques règles principales de contrôle interne : toute chaîne de délégations de signatures a pour origine un mandataire social ; les délégations de signatures sont délivrées intuitu-personae pour un périmètre « société(s) / établissement(s) » donné. Quatre types de pouvoirs sont définis : pouvoir d’autorisation d’engagement, pouvoir d’engagement, pouvoir d’ordonnancement, pouvoir bancaire.

La règle de non cumul des fonctions rend incompatibles certains pouvoirs : pour le cycle achats par exemple, le cumul des pouvoirs d’engagement et d’ordonnancement est prohibé, tout comme le cumul des pouvoirs d’ordonnancement et de paiement.

Ces règles vont s’appliquer aux délégations de signatures accordées au sein des filiales du Groupe. S’y ajoutent certaines caractéristiques telles que les limitations de montant (seuils) et les conditions d’exercice : pouvoir limité à un cycle, double signature requise…

Etant donnée la taille et la structure du groupe Veolia Environnement, constitué de plus de 2600 filiales consolidées, dans 70 pays, la mise en application de la circulaire s’avère lourde et complexe. La nécessité d’un outil pour établir, suivre et mettre à jour les délégations de signatures semble évidente.

Parallèlement, les trésoriers des différentes Divisions émettent le souhait de disposer d’un outil de gestion des signataires des comptes bancaires. En l’absence d’outils existants sur le marché, les directions juridique et financière de Veolia Environnement décident conjointement de faire développer une solution répondant à ces multiples attentes.


Choix de la solution Visual Sign d’Equity

La Direction Juridique de Veolia utilise depuis 2007 la solution Visual Scope d’Equity pour gérer ses filiales et titres de participation. Cette application recense toutes les sociétés du groupe, ainsi que les mandataires sociaux. Autrement dit, la base Visual Scope rassemble les principales données nécessaires au suivi des délégations de signatures. C’est pourquoi l’idée d’un partenariat avec Equity s’est imposée assez naturellement.

C’est ainsi que Veolia Environnement a choisi Equity pour développer avec l’aide des équipes Veolia, une application de gestion des délégations de signatures et des comptes bancaires qui partage les données de Visual Scope.

L’application qui a vu le jour à partir du socle technique de Visual Scope a été baptisée Visual Sign. Cette solution a été conçue pour être utilisée soit comme un logiciel indépendant, soit en synergie avec Visual Scope, dont elle peut partager la base de données.

« Visual Sign puise dans le référentiel Visual Scope les données relatives aux mandataires sociaux et assure le suivi des délégations de pouvoirs au sein des entités.  Nous exploitons ainsi au mieux la complémentarité des deux solutions », explique Philippe Hubert


Visual Sign, une solution souple et transversale


Des fonctionnalités orientées métiers

Visual Sign a été conçu de façon à établir des processus de validation rigoureux tout en respectant le rythme de chaque groupe d’utilisateurs. Les juristes et les trésoriers utilisent une base commune et centralisée, mais ont accès à des périmètres distincts et traitent les données à des moments différents. Grâce à la fonction « entités en attente », les trésoriers peuvent par exemple renseigner les données relatives aux comptes bancaires et aux délégations pour des sociétés / établissements qui n’ont pas encore été créés par les juristes dans la base Visual Scope.



Une « entité en attente » conserve ce statut spécifique jusqu’à ce que le juriste responsable de la zone en valide les données « juridiques ». Ces informations restent dans le périmètre juridique et leur accès est protégé. Les équipes Veolia exploitent ainsi au mieux la complémentarité entre les deux référentiels Visual. La solution Visual Sign est souple et fiable : elle permet une grande réactivité aux trésoriers tout en garantissant à la Direction Juridique l’intégrité de ses données.



L’intégrité de la chaîne de délégation

Visual Sign garantit le respect des règles de gestion définies par la circulaire groupe. L’un des enjeux majeurs porte sur la compatibilité des pouvoirs : certains pouvoirs ne sont pas conciliables entre eux. Le logiciel permet de définir quels types de pouvoirs sont incompatibles, sur quels cycles de gestion, de choisir si le cumul donne lieu à une simple information ou au blocage du processus. Il est possible d’éditer pour une société ou un établissement, la liste des pouvoirs incompatibles sur un périmètre donné. Visual Sign garantit ainsi la traçabilité des incompatibilités, ce qui est un élément essentiel pour le contrôle interne.

Pour assurer la confidentialité des données, une attention particulière a également été apportée au respect du périmètre de gestion des utilisateurs : ne sont accessibles, pour un utilisateur donné, que les pouvoirs et délégations valables sur son périmètre.



Reporting et gestion documentaire sur mesure

Visual Sign permet d’éditer sous différents formats (Word, Excel ou pdf) tout modèle de document créé et mis à disposition des divers utilisateurs, juristes et financiers : circulaire de délégations, ouverture et révocation de comptes, recueil de signatures… L’édition automatique de courriers permet d’assurer la mise à jour des contrats auprès des banques, par exemple pour de nouveaux comptes et pouvoirs.

Grâce à la souplesse de Microsoft Word, Visual Sign peut ainsi générer des documents dans toutes les langues et donc se déployer dans l’ensemble des filiales du Groupe.

Le reporting aussi est géré avec souplesse : tableaux de bord, cartographies, fiches individuelles de délégation… Les équipes Veolia peuvent fournir à tout moment à leurs dirigeants des états de restitution sur mesure.





Le Groupe Veolia Environnement en quelques chiffres

Veolia Environnement est un acteur de renommée mondiale dans le domaine des services liés à l'environnement. Le groupe intervient dans 4 principaux secteurs d’activité : l’eau, l'énergie, les transports, la propreté.

Présent dans près de 70 pays, le groupe compte plus de 336 000 collaborateurs. Il réalise 76,5 % de son chiffre d’affaires en Europe, 67 % avec les collectivités locales et 33 % avec les clients industriels et tertiaires.

Chiffre d’affaires en 2008 : 36,2 milliards d’euros

Résultat net en 2008 : 405 millions d’euros



A propos d’EQUITY 

Editeur de logiciels depuis plus de dix ans, EQUITY propose des solutions de pilotage de groupes.

L'objectif est de donner aux groupes une vision fine et globale pour leur permettre de mieux appréhender leurs contraintes de gouvernance. Pilotage des sociétés et des filiales, organisation des pouvoirs et délégations, conduite des relations investisseurs, gestion des financements structurés, maîtrise des risques informatiques…, EQUITY propose une offre élargie de solutions dédiées.

Visual Scope, le produit phare d'EQUITY, permet de gérer les titres de participation et assure aux directions générales, juridiques, comptables et financières une véritable centralisation des informations en vue d’une plus grande maîtrise de la structure des groupes. Plus de la moitié des entreprises du CAC 40 ont déjà choisi Visual Scope : Accor, BNP Paribas, Carrefour, GDF Suez, Natixis, Nexity, Pernod Ricard, Renault, Société Générale, Veolia Environnement, Vivendi…

Pour en savoir plus : www.equity.fr