La solution de transfert de fichiers cryptés en mode FTP DPii EDC de la société DPii permet au Laboratoire Pasteur Cerba de transmettre ses résultats d’analyses médicales de façon confidentielle, rapide et sécurisée, et ce, en France et à l’international. DPii EDC garantit ainsi le respect du secret médical et les délais de transmission en temps réel des résultats médicaux, offrant aux professionnels de santé une réactivité optimale. En proposant une alternative aux coûts d’envois postaux classiques, DPii EDC permet par ailleurs au Laboratoire Pasteur Cerba de réaliser des économies de coûts d’envoi allant jusqu’a 80% pour l’Outre-Mer.


Le contexte

Créé en 1967,  le Laboratoire Pasteur Cerba a fusionné en 1999 avec le centre de biologie médicale spécialisée de l’Institut Pasteur de Paris pour devenir le premier laboratoire européen de biologie spécialisée. Aujourd’hui, le laboratoire compte 550 collaborateurs dont 30 médecins et pharmaciens biologistes.
Son activité d’analyses couvre la plupart des spécialités médicales et se répartit autour de trois départements complémentaires, que sont la biologie spécialisée, la génétique et l'anatomo-cytopathologie. Depuis mars 2001, un département santé animale a également été ouvert.
Le Laboratoire Pasteur Cerba développe en permanence son potentiel technologique et humain en s’imposant des normes de qualité toujours plus rigoureuses, qui lui ont notamment permis d’obtenir l’accréditation COFRAC* ISO CEI 17025 ( La COFRAC est l'association chargée de l'accréditation des laboratoires, organismes certificateurs et d'inspection)


La problématique

Dans le cadre de ses activités, le Laboratoire Pasteur Cerba communique ses résultats d’analyses vers les professionnels de santé : médecins, laboratoires d’analyses médicales, hôpitaux... Jusqu’en 2006, les envois de résultats étaient exclusivement réalisés par voie postale ou par fax, mais présentaient de nombreuses contraintes. En effet, les envois postaux, certes fiables et confidentiels, étaient cependant soumis à des délais de délivrance longs, compris entre 2 et 3 jours. Les envois par fax, plus rapides, ne permettaient pas de vérifier l’identité de la personne qui visualisait le résultat d’analyse, et s’avéraient problématiques pour le respect du secret médical.
Pour pallier les faiblesses liées aux envois par poste et par fax, et offrir à ses clients une qualité de service optimale, le Laboratoire Pasteur Cerba se penche en 2006 sur un nouveau système d’envois d’analyses médicales, qui garantisse la transmission, dans des délais très courts, de documents soumis au secret médical.


Les besoins

Le Laboratoire Pasteur Cerba réfléchit alors à plusieurs options. L’envoi par email est d’ores et déjà écarté, car il ne présente aucune garantie de confidentialité des messages échangés. L’utilisation d’une solution par transfert EDI (norme HPRIM) est momentanément étudiée. Une telle solution nécessite cependant l’acceptation et l’installation d’une licence pour chaque client du laboratoire. De plus, les systèmes  EDI impliquent la mise en place d’une communication directe entre le poste du destinataire et les serveurs du Laboratoire Pasteur Cerba, difficile à paramétrer. Le coût cumulé très important d’une connexion EDI en fait une solution rarement mise en place. Parallèlement aux exigences de confidentialité et de rapidité, le Laboratoire Pasteur Cerba recherche une solution facile d’utilisation pour ses collaborateurs et ses clients.  


Les critères de choix

Déjà client de longue date de la solution fax de DPii et parfaitement satisfait de la qualité et du sérieux de ses services, le Laboratoire Pasteur Cerba soumet à l’équipe son projet de refonte du système d’envoi des résultats d’analyses. Partant d’un cahier des charges précis et rigoureux, DPii propose alors au laboratoire une solution fiable et sécurisée de transfert de fichiers cryptés. La solution est conçue pour répondre aux exigences de confidentialité et de rapidité fixées par le laboratoire d’analyses européen. En janvier 2006, DPii et le Laboratoire Pasteur Cerba signent un contrat d’un an renouvelable, portant sur l’implémentation et le fonctionnement opérationnel de la solution DPii EDC. 


La solution mise en place

Rapidité de mise en œuvre et formation des utilisateurs
DPii équipe le Laboratoire Pasteur Cerba avec la solution DPii EDC dans des délais très brefs et offre en parallèle une formation sur le fonctionnement du logiciel à l’ensemble des utilisateurs. Les clients du laboratoire et destinataires des envois n’ont pour leur part aucun logiciel à installer, ce qui leur offre une grande souplesse d’utilisation.

Un fonctionnement simple et fiable
Avec ce nouveau système, les collaborateurs du laboratoire transfèrent en IP les résultats  d’analyses et les références (identifiant, adresse email ou numéro SMS) des clients destinataires. Les résultats sont alors envoyés, sous format crypté, sur un serveur DPII SERVICES, exclusivement dédié au Laboratoire Pasteur Cerba.

L’application DPii EDC récupère ensuite ce fichier sur le serveur et le dépose sur l’espace alloué au destinataire.

Le destinataire, prévenu par email ou SMS de l’envoi d’un fichier à son attention, se connecte sur le serveur dédié DPII SERVICES (accès sécurisé par login et mot de passe), et récupère le document pour l’éditer. Il dispose d’une clé lui permettant de décrypter le document. Ce fichier, transféré au format PCL ou PDF, est sécurisé pour un usage exclusivement destiné à l’impression lors de la réception. Enfin, le Laboratoire Pasteur Cerba  obtient un compte rendu de toutes les impressions récupérées par ses clients.


« Avec la solution DPii EDC, nous offrons au Laboratoire Pasteur Cerba la garantie d’envois de fichiers respectant le secret médical et les délais de transmission urgents » explique Pierre Patuel, co-fondateur et Responsable Développement de DPii. « Nous nous sommes également attachés à mettre au point une solution simple d’utilisation pour les collaborateurs et les clients du Laboratoire Pasteur Cerba ».


La valeur ajoutée : confidentialité, rapidité, économie, développement durable

La solution DPii EDC répond parfaitement aux exigences du Laboratoire Pasteur Cerba en termes de confidentialité et de rapidité pour l’envoi de ses résultats d’analyses. Elle lui permet également de faire des économies substantielles par rapport aux envois postaux.


Confidentialité et respect du secret médical

Le cryptage des fichiers assure la confidentialité des données, qui ne peuvent être lues que par les collaborateurs du laboratoire et les destinataires de ces résultats. DPii ne dispose d’aucun accès au contenu des fichiers transitant sur ses serveurs. 


Transmission temps réel

D’autre part, grâce à la fiabilité et la disponibilité optimales des serveurs DPii, les fichiers sont accessibles au destinataire en temps réel. L’optimisation du temps de réception des résultats permet notamment une très grande réactivité des médecins et des professionnels de la santé. 


Des économies de coûts d’envois allant jusqu’à 80%

La solution DPii EDC a par ailleurs permis au Laboratoire Pasteur Cerba de réaliser des économies de coûts d’envoi allant jusqu’à 80% pour l’Outre-Mer.  En effet, grâce à l’implémentation de DPii EDC, le laboratoire s’est affranchi des envois postaux classiques, qui représentaient, selon une étude interne réalisée par le laboratoire, un coût d’envoi unitaire maximum de 0.96€ (timbre, papier, enveloppe, encre, impression). La solution DPii EDC rationalise ce coût en proposant le transfert d’un fichier à 0,19€, et ce, quel que soit le destinataire.

DPii EDC s’intègre aux enjeux de développement durable exigés par les professionnels de santé
Enfin, la solution DPii EDC répond à la volonté du Laboratoire Pasteur Cerba d’engager une démarche de développement durable. La dématérialisation des courriers envoyés permet d’éviter l’utilisation de papier et de consommables, et de limiter l’usage de l’impression si le destinataire le souhaite.
 

« Nous sommes très satisfaits de l’implémentation de la solution DPii EDC, qui nous apporte des garanties optimales notamment en termes de confidentialité et de rapidité de nos échanges » explique Serge Payeur, DSI du Laboratoire Pasteur Cerba. « Cette solution a par ailleurs le mérite de réduire nos coûts de façon très significative et s’inscrit pleinement dans notre politique de développement durable ».


Les prochaines étapes

Le succès de l’implémentation de DPii EDC a par ailleurs conduit le Laboratoire Pasteur Cerba et DPii  à réfléchir à de nouveaux projets pour optimiser la performance de la solution et l’adapter aux attentes du laboratoire en constante évolution. De nouvelles fonctionnalités sont actuellement à l’étude, comme la mise en place de nouveaux modes de cryptage ou la traduction du module logiciel client/destinataire dans d’autres langues.
La solution DPii EDC sera prochainement mise en conformité avec la loi du 15 mai 2007, qui impose que toute personne accédant à des données médicales soit authentifiée par sa Carte de Praticien de Santé délivrée par le Ministère de la Santé.