Lyon, le 4 avril 2014 - La SEP, Société d'Equipement du Poitou, est une société d'économie mixte née en 1960 à l'initiative des Villes de Poitiers et de Châtellerault. Son directeur opérationnel, M. Pascal Giacomoni, apporte son témoignage sur son expérience de la mise en place, à partir de début 2012, de la solution de GED intuitive proposée par novaxel. Deux ans plus tard tombe son verdict : "La GED, c'est vraiment magique !"

La SEP aménage le territoire en y installant de nouveaux quartiers d'habitation ou des parcs d'activités. Son capital est réparti entre les principales collectivités locales et territoriales de la Vienne, des banques et des acteurs économiques locaux. Elle accompagne principalement ses partenaires publics dans la réalisation de leurs projets urbains ou de développement. Mais elle réalise aussi pour une clientèle privée, des immeubles clefs en main : bureaux, bâtiments artisanaux ou d'activités. La SEP emploie une vingtaine de collaborateurs.

Le métier de la SEP est l'assistance à la maîtrise d'ouvrage. Dans le bâtiment, on distingue en effet trois intervenants : l'entreprise de construction ; le maître d'œuvre (architecte, bureau d'études...) ; le maître d'ouvrage, qui est celui qui pilote, coordonne, contractualise, finance, organise...

•        PROBLEMATIQUE
Qu'y avait-il avant la GED novaxel ? La SEP procédait comme font encore beaucoup d'entreprises : les dossiers électroniques étaient rangés dans le serveur. "Je constatais un double problème," explique Pascal Giacomoni. "Une arborescence existait, mais elle était fluctuante, en fonction de l'inspiration des utilisateurs. Par ailleurs, quoique de façon imparfaitement rationnelle, y figuraient obligatoirement tous les documents produits chez nous sur ordinateur, mais les documents reçus étaient absents, ce qui interdisait d'avoir sous les yeux l'ensemble des éléments d'une affaire."

Le volume de papier continuait à croître année après année et la SEP identifiait le besoin de fluidifier l'accès aux informations tout en regroupant sur un même outil la totalité des échanges épistolaires relatifs à un projet, nommé "opération" dans la profession. "Nous sommes entrés en discussion avec notre prestataire Vienne Documentique et avec la société Novaxel. En décembre 2011 la décision était prise." (Vienne Documentique, concessionnaire Xerox, apporte une vraie valeur ajoutée locale à travers la maitrise d'œuvre dans les solutions informatiques et de gestion électronique de documents).

•        CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT
"Un sérieux travail de préparation puis d'accompagnement nous a permis de réaliser avec succès ce changement," se félicite Pascal Giacomoni. "Car l'arrivée d'un outil de GED est un changement, il ne faut pas le minimiser, et comme tout changement il peut susciter des craintes, de l'hésitation... en avoir conscience, c'est être capable de d'y faire face. C'est je crois ce que nous avons su faire plutôt bien, on le voit avec le recul de deux ans maintenant. Un investissement humain est nécessaire pour réussir l'implantation d'une GED."

Dans la phase préparatoire, une spécialiste de la documentation de la société KADYS s'est rendu disponible afin de conduire un audit portant sur les modes de fonctionnement de l'entreprise. Créée en 2009, KADYS s'appuie sur les métiers de la documentation et de l'information pour accompagner les entreprises, collectivités et associations dans un projet de GED. Cette approche concrète et qualitative engendre une meilleure compréhension des enjeux et permet d'accompagner les collaborateurs dans la conduite du changement, nécessaire à un tel projet d'entreprise.

Un questionnement en mode itératif et interactif entre l'entreprise et le prestataire a permis de faire émerger l'arborescence la plus adéquate. "Cela nous a amenés à nous interroger, à voir ce qui n'allait pas, ce qui était à retenir. Et en fin de compte, nous avons dressé l'arborescence qui collait le mieux à notre métier, alors que d'autres solutions de GED sont des logiciels rigides laissant peu de place à la personnalisation."

Cette période que Pascal Giacomoni avait baptisée "phase de décollage" s'est échelonnée sur une durée de six mois.  Dans chaque service un "référent" avait été identifié : ce collaborateur consacrait à la GED un peu plus de temps que ses collègues, pour lesquels il représentait une ressource et un intermédiaire. Le référent agissait comme moteur du projet, il expliquait, il rassurait. "Nous avions planifié un point tous les quinze jours pendant les six premiers mois, puis après six mois j'avais prévu une révision générale permettant de nous assurer que tout était bien assimilé et que la maîtrise de l'outil GED était atteinte. Ce qui fut fait et constaté."

La question épineuse de l'entrée en GED de l'existant historique non numérisé s'est posée. Fallait-il scanner tout le passé, ou démarrer à zéro au jour J ? "Nous travaillons sur les opérations de temps long, où un projet rapide dure trois ans, et où un autre projet peut s'étaler sur douze ans. Dans ces conditions, nous avons fixé des règles de basculement : selon son stade d'avancement, les documents d'une affaire en cours soit étaient passés au scanner, soit étaient laissés sous leur forme papier. Chaque semaine une assistante technique consacrait une demi journée à l'intégration en GED de documents anciens."

La GED novaxel repose sur une analogie qui explique son étiquette de "GED intuitive". Cette analogie est celle, Ô combien familière, de l'armoire : sur son écran, l'utilisateur peut se représenter allant chercher (ou classer) un fichier entre deux intercalaires qui font partie d'un classeur posé sur une étagère à l'intérieur d'une armoire. Plusieurs armoires sont possibles dans une même organisation. La SEP en possède trois. La plus grande armoire virtuelle en volume contenu est celle où l'on trouve les "opérations" (projets en cours), elle est utilisée pour la gestion des clients. La seconde armoire est celle des services, pour la gestion administrative au quotidien. L'armoire numéro trois renferme tout ce qui est relatif à la comptabilité, aux affaires fiscales, sociales et RH. Au total, aujourd'hui, la GED novaxel abrite un peu plus de 50 000 documents.

•        RETOURS ET BÉNÉFICES
Dans le métier de l'assistance à la maîtrise d'ouvrage, un grand nombre de personnes apportent leur contribution à une opération de manière transversale, car des compétences variées sont sollicitées : technique, comptabilité, juridique, foncier... c'est pourquoi à la SEP tout le monde utilise la GED (une vingtaine de personnes).

"La GED est totalement intégrée, je dirais qu'elle est dans le réflexe," estime Pascal Giacomoni. "Les gains acquis en efficacité sont visibles. Tous les dossiers étant organisés selon un schéma commun, notre fonctionnement est harmonieux, nos accès à l'information bien plus efficaces que dans le passé. Si un chargé d'opération est absent, un autre peut instantanément trouver toutes les pièces d'un dossier : un compte-rendu, un plan, un échange de lettres... non seulement tout est hiérarchisé selon un schéma connu de tous, mais en outre le nommage des fichiers est standardisé, fluidifiant les recherches. Débarrassé de la foule des petits obstacles qui entravaient les recherches, le travail devient plus qualitatif."

"Du point de vue managérial, l'apport de la GED est précieux. Il est devenu facile d'aller d'un projet à l'autre sans le moindre agacement, pour y trouver un plan, un calendrier, un compte-rendu ou autre... pour manager les équipes, pouvoir passer d'un dossier à l'autre avec cette aisance, c'est vraiment magique !"

Grâce au succès de la mise en place de la GED au sein de la Société d'équipement du Poitou, Novaxel a pu se rapprocher de Progisem, ce qui a donné naissance à un partenariat entre les 2 éditeurs. (Progisem est à la fois concepteur, développeur et éditeur de logiciels de gestion intégrée. Fort de son expérience de plus de 20 ans avec les Etablissements Public Locaux (EPL), Progisem offre des solutions technologiques standardisées, ouvertes, paramétrables et efficaces . Ces solutions permettent la gestion d'importants volumes d'informations et la connexion simultanée d'un grand nombre d'utilisateurs, en communiquant en permanence avec les clients et partenaires).

À propos de novaxel
Novaxel, filiale du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, Novaxel connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd'hui une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assurance (Allianz, Generali...), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l'Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l'Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Laforêt Immobilier, JCA, Defoly Immobilier, Groupe Berdugo Métoudi, Rexco Conseils. L'offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L'intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». novaxel est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.novaxel.com. novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.