Ce projet global de capitalisation d'expérience a pour objectif d'améliorer l'efficacité collective, la compétitivité ainsi que l'innovation de Shiseido.

PolySpot, éditeur d'applications de recherche pour l'Entreprise, et Jalios, éditeur de portail de communication et de collaboration, annoncent aujourd'hui que la société Shiseido International France a choisi les solutions JCMS de Jalios et PolySpot Enterprise Search pour formaliser et capitaliser ses connaissances.

Shiseido, dont les origines remontent à 1872, est un groupe Japonais de cosmétiques et de produits de luxe de renommée internationale.
Il a été le premier groupe japonais à proposer des gammes de produits de beauté occidentales.

Avec de nombreuses lignes de conditionnement et plus de 2000 références de produits, Shiseido International France s'est lancée dans une démarche de capitalisation d'expérience.
La société a pris conscience qu'au vu de la très forte croissance du volume d'information produit chaque année par ses collaborateurs, il devenait impératif de formaliser la connaissance pour mieux l'exploiter et la partager.

En 2008, Shiseido International France s'interroge sur la mise en place d'un projet d'intelligence collective, à savoir : « comment manager, capitaliser, partager et rendre tous les salariés acteurs d'un tel mouvement». En septembre 2009, après une mûre réflexion, Shiseido International France décide de lancer un projet dédié à la capitalisation d'expérience.

Appuyé par la Direction Générale, ce projet global de capitalisation d'expérience a pour objectif d'améliorer l'efficacité collective, la compétitivité ainsi que l'innovation en :
- formalisant mieux les processus
- partageant les connaissances auprès des nouveaux arrivants
- favorisant la création et la diffusion des bonnes pratiques

Le projet

La première grande phase du projet a consisté à recenser en amont les besoins des différents services concernés en les impliquant dans une démarche participative de recueil d'informations sur leurs attentes et leurs usages.
Le projet a été déployé par étapes successives et a permis de créer une synergie entre les connaissances, les compétences et les motivations de chaque personne impliquée dans la recherche et le développement de Shiseido International France.

PolySpot et Jalios : Un binôme à forte synergie

Le périmètre du projet inclut la mise en place du moteur de recherche PolySpot Enterprise Search dans l'outil JCMS de Jalios avec une intégration fine.

Le portail Jalios JCMS apporte principalement les fonctionnalités suivantes :
Partage et capitalisation des connaissances ;
Edition ergonomique et collaborative de documents structurés ;
Gestion fine des droits ;
Processus de validation garantissant la qualité de l'information et le suivi des lecteurs ;

La valeur ajoutée de PolySpot tient de son habilité à proposer une interface de recherche intuitive. Les utilisateurs ont la possibilité d'effectuer des requêtes étendues en capitalisant sur le thésaurus métier de l'entreprise. Une fois la recherche lancée, les utilisateurs naviguent facilement en affinant la liste de résultats grâce aux filtres « orientés métier » qui leurs sont présentés.

A terme, Shiseido International France souhaite également ajouter d'autres types de contenus qui seront indexés et retrouvés à travers le moteur PolySpot Enterprise Search.

Aujourd'hui, cette intégration est complètement transparente aux yeux des utilisateurs. Ils accèdent au moteur de recherche PolySpot Enterprise Search directement depuis leur environnement de travail Jalios et récupèrent les résultats de leur recherche directement dans leur interface habituelle avec un total respect des droits d'accès.

« Avec PolySpot, les utilisateurs sont guidés très facilement vers le contenu utile à la réalisation de leur mission sans même savoir que ces documents existent. » indique Danièle Doche, coordinatrice à la Direction des Systèmes d'Information chez Shiseido International France.

L'intelligence collective nourrit l'innovation

De plus en plus au cœur des préoccupations des entreprises, l'intelligence collective est un des défis que Shiseido International France a réussi à relever en bâtissant une stratégie soutenue de gestion et de partage de la connaissance.
Par la capitalisation de ses savoir-faire, Shiseido International France accélère sa compétitivité et maintient des valeurs clés qui la différencient sur son marché.

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