LYON, le 4 février 2010 – NOVAXEL, numéro un de la GED intuitive, lance aujourd'hui une série de clips vidéo ludiques destinés à expliquer les avantages de sa solution logicielle d'organisation des entreprises par la Gestion Electronique des Dossiers. L'approche choisie est celle du Serious Game, jugé bien adapté à la fois aux sujets à traiter et aux cibles visées.

Au total, ce sont dix clips qui ont été créés

· Installation de Novaxel sur serveur
· Installation de Novaxel sur poste client
· La numérisation
· Le plan de classement (indexation)
· La capture d'impression
· Le classement des e-mails
· Les recherches
· La génération des PDF
· Les documents bureautiques
· La gestion des droits

Parmi ces dix clips, celui qui s'intéresse au classement des messages électroniques est le premier à être mis en avant.

« De nos jours, on constate que c'est par la voie de l'email que 90% de l'information arrive dans l'entreprise,» souligne Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de Novaxel. « Or la messagerie a une forte tendance à être vue par l'utilisateur comme un outil personnel, que chacun organise –ou n'organise pas- selon ses goûts. Ce nouvel état de fait a surgi il y a une dizaine d'années, il prend en 2010 une ampleur énorme et a engendré des conséquences parfois désastreuses pour l'entrepreneur. Pensez qu'il fut un temps pas si éloigné, que des personnes encore en activité ont connu, où tout le courrier arrivait sur un bureau pour être ensuite distribué à l'intérieur de l'entreprise. Maintenant il tombe directement dans des boîtes email. Même chose pour le courrier sortant, qui était alors dactylographié en trois exemplaires : l'original partait pas la Poste, deux exemplaire sur papier pelure restaient dans l'entreprise : l'un dans un classeur nommé ‘chrono' où s'empilait le courrier par date, l'autre dans le classeur approprié au sujet. A présent, tout cela est réparti dans les boîte Outlook ou Lotus Notes de tous les collaborateurs. Tout a été dispersé, le manager n'a plus la vision globale, chacun a sa petite organisation, les règles de classement ont éclaté, c'est l'un des paradoxes apportés par l'ère de l'informatique omniprésente. Et en plus la facilité et la gratuité de l'email provoquent une inflation d'échanges. »


Un fabricant de tongues qui perd pied

Le clip consacré au classement des emails nous entraîne chez un fabriquant de tongues, opportunément nommé Monsieur Plastong, qui doit envoyer à sa designer Mademoiselle Sandalou le document Cahier des Charges pour leur nouvelle collection d'été. Mais le document est noyé dans la marée d'emails reçus par Monsieur Plastong , qui fouille dans son ordinateur, clique à droite et clique à gauche, en vain, et qui s'énerve . Bref, le fabricant de tongues perd pied. Il est comme un homme cherchant une aiguille dans une meule de foin. S'il avait mis en place la solution Novaxel, Mlle Sandalou n'aurait même pas eu besoin de solliciter son boss : le Cahier de Charges aurait été classé exactement là où elle allait logiquement le rechercher. La GED d'organisation Novaxel permet la gestion complète des dossiers d'une entreprise, d'un service, d'une agence, d'un cabinet grâce à la dématérialisation des documents, dont la version numérique se trouve classée dans une base structurée préalablement définie dans un schéma reprenant l'analogie familière d'une Armoire organisée en Rayons portant des Classeurs renfermant des Dossiers. Chez Plastong, on peut imaginer que le document se serait trouvé logé dans une Armoire Marketing, sur un Rayon Collections, dans un classeur Été, dans un Dossier Année 2010.

La première partie de ce clip, animé et commenté par le personnage Alex, montre comment procéder au classement d'un email stocké dans la boîte de réception (par exemple sur Outlook). Il suffit de sélectionner l'email puis de cliquer sur le bouton Novaxel qui réside en permanence dans un coin de l'écran, puis de cheminer, du choix de l'Armoire virtuelle à celui du Dossier « Année 2010 ». Plus tard, il suffira de cliquer sur le bouton « ouvrir le message » là où il est (à l'intérieur de l'Armoire) pour que celui-ci s'ouvre automatiquement dans Outlook… même s'il avait été précédemment supprimé de la boîte Outlook de l'utilisateur, ou classé là par un autre collaborateur depuis sa propre messagerie.

La seconde partie de l'explication d'Alex montre comment envoyer un email depuis Novaxel avec un document joint, c'est-à-dire en partant de la représentation imagée de l'Armoire, au fond de laquelle l'utilisateur va prendre un document, qui d'un clic se retrouve expédié via Outlook (une copie de cet envoi y demeurant).


La GED, c'est aussi le Green Electronic Document

« Passer par un Serious Game nous a semblé bien correspondre à la cible que nous voulons toucher, celle que l'on a nommée la Génération Y, qui a grandi devant un écran, de télé d'abord puis d'ordinateur, qui a vu l'arrivée des jeux vidéo, qui est à l'aise pour communiquer par la technologie, apprécie les échanges ludique et est si habile à faire circuler le buzz sur Internet, » ajoute Martine Joulia-Cubizolles. « Le Serious Game est d'ailleurs bien adapté au marketing viral en associant intention sérieuse et ressort ludique ; ces ‘jeux sérieux' permettent de dérouler une pédagogie amusante ; je parle de pédagogie, car s'organiser n'est pas naturel ; la rigueur, cela s'apprend, s'enseigne ; à tel point que Novaxel a été choisi pour figurer dans les manuels scolaires des principaux éditeurs que sont Hachette, Nathan et Foucher, pour l'édition 2009/2010 du programme de formation des BTS. »

« Le management a besoin d'accéder à la connaissance accumulée dans l'entreprise, qui est souvent de nos jours disséminée, fragmentée ; il en a besoin pour obtenir une vision globale et mieux décider. Nous ne pratiquons pas la GED en nous focalisant sur les tuyaux, les flux mais comme un concept d'organisation pour travailler autrement, et désormais aussi comme une approche aidant au respect de l'environnement, ce que nous appelons chez Novaxel le Green Electronic Document ! »

Pour voir le clip sur la gestion des emails sur YouTube :

http://www.youtube.com/watch?v=ahi4sVityT4


Pour voir le clip sur la gestion des emails sur le site de Novaxel :

http://www.novaxel2.com/assludique/videos/episode6_Emails/


À propos de Novaxel

NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « Novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd'hui près de 100 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assureurs (AGF, GFA), des experts-comptables, des transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l'Atlantique, Vinci, Office public HLM Nanterre, Oséo, SAPRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : CNRS, Futuroscope, Camif, MAIF, Mutuelle Ministère Intérieur, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L'offre de la société s'est  enrichie récemment grâce à un module de workflow et l'intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, ce qui en fait la première « GED de Confiance ».

Novaxel est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.novaxel.com