Lyon, le 8 novembre 2012 -
Située au nord du département de l'Isère, la communauté de communes de l'Isle-Crémieu (www.cc-isle-cremieu.fr), réunit vingt communes membres qui représentent plus de 21 000 habitants. Ses missions particulières relèvent de compétences obligatoires, optionnelles, et concernent le développement économique, l'aménagement du territoire, la protection et la mise en valeur de l'environnement. Ses bureaux sont installés à proximité de Crémieu, à Villemoirieu, dans un hôtel communautaire bâti et inauguré en 2006. Cette collectivité s'est équipée d'une GED novaxel début 2012 à partir de recommandations de son prestataire d'impression Ricoh. Mme Nathalie Barrillot, assistante de direction, gestionnaire des ressources humaines et de la communication, décrit les avantages d'une GED dans son environnement professionnel :


PROBLÉMATIQUE

"L'idée de nous équiper d'un logiciel de GED est devenue une évidence quand nous avons cherché une solution sérieuse aux problèmes liés au courrier papier. Nous observions une déperdition préjudiciable quand des informations importantes, communiquée à une personne en particulier, n'étaient pas diffusées à ses collègues dans les temps, voire pas du tout," explique Mme Barrillot. "Dès lors, nous avons décidé d'utiliser une GED associée au copieur-fax et nous avons choisi novaxel, dont le siège est à Lyon, et qui plus est à quelques dizaines de kilomètres de notre secteur !"


PREMIERS RETOURS ET BÉNÉFICES

"Le problème initial concernant le courrier entrant papier est désormais résolu puisque le courrier est numérisé et classé systématiquement dans la GED. Nous avons adopté l'outil pour en faire bien plus qu'un simple système de classement de documents, mais un vrai outil de gestion de documents. En effet, la GED est devenue notre principal espace de données, avec une architecture élaborée avec le concours des auditeurs novaxel. Tous nos collaborateurs ont bénéficié d'une formation et tous nos documents sensibles sont désormais dématérialisés, classés et faciles à retrouver. Seules les données relatives à une partie de l'action sociale, comme la halte garderie itinérante, et celles des collaborateurs nomades, ne sont pas encore dans la GED car nous avons pour l'heure opté pour un usage monosite," retrace Mme Barrillot.

Côté Archives, la communauté de communes a donné la priorité aux comptes-rendus et délibérations des réunions des membres, et a ainsi répertorié près de six ans de documents. "Nous avons choisi de ne pas numériser toutes nos archives. En revanche, tous les nouveaux contrats, mails, fax, sont obligatoirement classés dans la GED. En quelques mois, les tâches chronophages sont supprimées et les informations dans l'équipe circulent beaucoup mieux."


ÉVOLUTIONS

La communauté de communes a pour vocation d'apporter des conseils voire de mutualiser les moyens techniques avec les services des mairies membres afin de faciliter la communication. Selon l'importance et les besoins d'une mairie, les secrétaires généraux peuvent avoir recours à une GED et Mme Barrillot est ravie d'apporter son retour d'expérience. "Nous n'avons pas d'évolution technique particulière en vue, si ce n'est l'ouverture à la GED nomade, et  nous espérons que notre démarche servira à d'autres collectivités. A ce titre nous avons valeur de pionniers et sommes heureux d'accueillir de temps à autres des confrères qui viennent voir sur site comment nous travaillons avec  la GED, comment nous traitons les éventuels freins, tel collaborateur réfractaire au changement, tel autre moyennement à l'aise avec les nouveaux automatismes... Mais aussi, nous témoignons de cette adhésion générale liée au plaisir de travailler autrement. Un an plus tard, nous sommes pleinement satisfaits de notre GED, qui nous facilite le travail au quotidien," conclut Mme Barillot.


Si vous souhaitez interroger Mme Barrillot ou un cadre de novaxel à propos de ce communiqué, merci de contacter Hervé Delemarre et/ou Pascale Desmaele chez Actual Public Relations au 01 41 10 41 11 / 12 (lignes directes) -- herve@actual.fr ; pascale@actual.fr


À propos de novaxel

novaxel développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, novaxel connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société établie à Lyon compte aujourd'hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l'Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l'Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L'offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L'intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». novaxel est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.novaxel.com. novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.