La MAIF, qui utilise deux des solutions de DOCAPOST EBS (Open Print de SEFAS et Docupost de SERES) pour la gestion de ses courriers, s'apprête à franchir une nouvelle étape qui va lui permettre d'optimiser la gestion des demandes de ses 2,9 millions d'adhérents.


La convergence documentaire au service de la relation client

La MAIF, pour qui le document est un élément clé de sa relation client, a développé une stratégie de convergence documentaire visant à améliorer la prise en charge et la réponse aux requêtes de ses sociétaires.
L'assureur militant a ainsi structuré son système documentaire autour d'une GED (gestion de documents électronique) centralisée permettant d'optimiser le délai de traitement des demandes souvent complexes et urgentes.
Pour mener à bien ce processus, la MAIF s'appuie sur les solutions Docupost de SERES pour la capture, la reconnaissance et la lecture automatique des documents et Open Print de SEFAS pour la création, composition et optimisation de la production. La MAIF gère ainsi dans une boucle continue le traitement des documents et courriers entrants et sortants.

La MAIF en quelques chiffres

145 délégations en France et 12 centres de gestion
25 000 courriers sortants et 12 000 courriers entrants traités par jour
3,5 millions de véhicules automobiles assurés
Plus de 3 millions de lieux de risques assurés


Grâce à ce système, les courriers entrants, auparavant reçus dans les délégations puis réexpédiés physiquement vers le centre de gestion compétent, sont désormais identifiés et numérisés sur le site de Niort, puis mis à disposition dans la GED commune du groupe.« En cas de catastrophe naturelle par exemple, notre réactivité est optimale. La mutualisation de la GED permet de répartir la charge de travail sur différents centres de gestion, réduisant ainsi les délais de prise en charge des dossiers de nos sociétaires sinistrés » explique
Didier Menay, Directeur de la Logistique de l'Information à la MAIF.

Prochaine étape : de l'image au contenu pertinent

« Depuis l'origine, SEFAS puis SERES ont su garder leur esprit d'innovation et d'écoute. La réunion de ces deux experts au sein de DOCAPOST est riche en synergies nouvelles » poursuit Didier Menay.

Pour l'assureur mutualiste, l'appartenance des deux éditeurs à DOCAPOST va également faciliter la mise en œuvre de la prochaine étape de sa stratégie de convergence documentaire : la lecture automatique de documents et l'extraction de données.
Par exemple, les formulaires d'information retournés par ses sociétaires étaient, jusqu'à présent, créés avec la solution Open Print Designer de SEFAS et numérisés par Docupost.
La MAIF souhaite désormais combiner les fonctionnalités avancées de Lecture Automatique de Documents et les capacités étendues de création de documents de sa solution éditique.

Concrètement, il s'agit d'aller encore plus loin en matière de numérisation et de convergence documentaire avec le passage de l'image au contenu pertinent.

Dans une recherche perpétuelle d'amélioration de ses services, la Direction de la Logistique de l'Information de la MAIF se fait fort de tout mettre en œuvre pour contribuer à l'augmentation de la satisfaction de ses sociétaires. Ainsi, couronné par le Podium de la Relation Client TNS Sofres et BearingPoint, la MAIF est, depuis 9 ans, N°1, dans la catégorie "Assurance".

A propos de SEFAS – www.sefas.com
SEFAS est l'un des leaders mondiaux de la production de documents. Créé il y a 21 ans, SEFAS s'est imposé comme le chef de file de l'industrie documentaire en termes d'innovation, de performances et de souplesse. Acteur industriel, SEFAS propose des solutions éditiques évolutives, sur mesure ou clés en mains, qui soutiennent le développement des entreprises et des institutions, l'optimisation de leurs processus internes et une gestion efficace et enrichit de leurs échanges avec leur écosystème (clients, sociétaires, citoyens, salariés, fournisseurs, partenaires, investisseurs...).

A propos de SERES – www.seres.fr
Créée il y a 20 ans, SERES est un acteur majeur du marché de la dématérialisation en France et à l'international. Ses solutions de dématérialisation fiscale des factures, de lecture optique de documents (LAD) et de portail collaboratifs soutiennent et renforcent la performance des échanges entre les clients et les fournisseurs.

À propos de DOCAPOST – www.docapost.com
Société du Groupe La Poste regroupant des entreprises expertes en solutions documentaires et échanges numériques - DOCAPOST BPO, DOCAPOST EBS (CERTINOMIS, ELETTERMAIL, SEFAS, SERES), DOCAPOST DPS et DOCAPOST CONSEIL, DOCAPOST se positionne comme un groupement d'expertises qui accompagne les entreprises et les administrations sur toute la chaîne de valeur du document et des échanges électroniques. DOCAPOST propose des solutions sur mesure ou clés en main, allant du conseil à la numérisation, en passant par l'échange de données sécurisées, l'éditique industrielle ou à la demande, l'archivage électronique, la gestion d'un service courrier et le Business Process Outsourcing. DOCAPOST regroupe 4 600 collaborateurs répartis sur 450 sites en France et a réalisé plus de 450 M€ de chiffres d'affaires en 2011. Le groupe est également présent dans de nombreux pays – Etats-Unis, Angleterre, Espagne, Mexique… et propose ainsi, à ses clients, des solutions transfrontalières. L'offre de DOCAPOST est auditée et labellisée par des organismes indépendants pour garantir la plus grande fiabilité.

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