Situé à Livarot dans le département du Calvados, l'EHPAD (Etablissement d'Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes) Saint-Joseph est administré par une fondation médicalisée reconnue d'utilité publique accueillant des personnes très dépendantes.

Soucieux de gérer de manière homogène le dossier de ses résidents et notamment pouvoir faire le lien avec les intervenants médicaux extérieurs à l'établissement, l'EHPAD Saint Joseph utilise depuis plus de 10 ans la solution PSI (Projet de Soins Informatisé) de Solware Life.

L'EHPAD Saint-Joseph est le premier établissement à avoir fait le choix, fin 2011, de la solution easy•gestion de Solware Life, connectée avec PSI, pour traiter l'ensemble de ses factures et optimiser sa gestion administrative dans un contexte de prise en charge et de remboursement de plus en plus complexe.
Avec 76 places d'hébergement permanent, 5 places d'hébergement temporaire et depuis peu 2 places d'accueil de jour et dans la perspective de la création d'un PASA (Pôle d'Activités de Soins Adaptés) pour aider notamment les personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer, l'EHPAD Saint Joseph de Livarot est passé en un peu plus de 10 ans, d'une équipe de 35 à près de 50 personnes aujourd'hui.

Une mutation rendue nécessaire par l'évolution réglementaire de la Loi du 2 janvier 2002 notamment, rénovant l'action sociale et médico-sociale et imposant un suivi personnalisé des usagers du secteur de la santé et une volonté de mieux organiser et coordonner les différents acteurs intervenants pour l'établissement.

Une évolution que l'EHPAD Saint-Joseph avait anticipé dès 2001 en faisant le choix de la solution PSI de Solware Life afin de centraliser les données dans un même logiciel pour permettre à l'ensemble du personnel médical et paramédical (selon son profil et de manière sécurisée) d'avoir accès à toutes les informations nécessaires et utiles à chaque résident. Une application qui répond ainsi aux objectifs de l'EHPAD Saint-Joseph d'assurer un suivi exhaustif de chaque personne accueillie dans l'établissement.

Aujourd'hui, une quarantaine de personnes (le médecin coordonnateur, les médecins libéraux, le médecin psychiatre, le géronto-psychologue, le kinésithérapeute, la pédicure, les infirmières ou les aides soignants…) utilise PSI de manière quotidienne, qu'elles soient salariées de l'établissement ou intervenantes extérieures, via un chariot informatique spécialement développé, une solution mobile et connectée en temps réel aux dossiers des résidents.

A noter que l'application est également interfacée avec le logiciel d'aide à la préparation et à la distribution de médicaments Oréus, qui fait le lien entre l'établissement et les 2 pharmacies locales.

« Nous sommes très satisfaits de l'intégration de PSI. L'équipe de Solware Life a su faire évoluer le logiciel en fonction de nos attentes et assurer une excellente qualité de service. Grâce à Solware Life, nous avons simplifié nos processus administratifs tout en optimisant la qualité des soins », explique Georges Boutemy, Directeur de l'EHPAD Saint-Joseph de Livarot.

Parallèlement à l'utilisation de PSI, l'EHPAD Saint-Joseph a également fait le choix du logiciel PSI HSH, le module dédié à la gestion de l'hygiène, à la sécurité sanitaire des aliments et à la traçabilité des incidents. Il est utilisé par les 5 agents de services hôteliers en charge de la restauration ; une utilisation qui devrait être étendue prochainement à l'ensemble du personnel d'entretien, soit une quinzaine de personnes.


L'intégration d'un logiciel de facturation

Disponible en environnement « full web », easy•gestion de Solware Life, équipe, depuis fin 2011, l'EHPAD Saint-Joseph de Livarot. Adapté aux besoins spécifiques de cet EHPAD, il assure la maîtrise complète du processus de facturation et apporte au directeur d'établissement un ensemble d'indicateurs de gestion et de pilotage. Il s'agit d'un logiciel de nouvelle génération, hébergé, qui permet de gérer des règles de facturation complexes, un planning de réservation ou encore l'ensemble de l'aide sociale. Il est connecté en temps réel à PSI.

« Grâce à PSI, à la traçabilité des soins administrés et aux informations associées à chaque résident, nous avons gagné un temps considérable. Avec easy∙gestion, c'est un gain supplémentaire de 2 jours par mois pour notre service administratif, améliorant la fiabilité de notre facturation.

La mise en place de ce nouveau logiciel n'a pas été une contrainte puisque nous avons été formés par le même conseiller qui nous suit depuis des années chez Solware Life, connait nos attentes et notre manière de travailler.

Aujourd'hui, ce choix s'est avéré payant car nous bénéficions d'une réelle synergie entre les deux produits. Cette facilité d'utilisation et la qualité des services proposés par les équipes de Solware Life sont déterminantes pour les établissements comme les nôtres », précise Georges Boutemy.

Enfin, pour optimiser l'utilisation des différents logiciels à l'EHPAD Saint-Joseph, Solware Life organise chaque année 3 jours de formation, notamment pour infirmières, aides soignantes, services administratifs, cuisine et sécurité.

Mais l'EHPAD Saint-Joseph veut encore aller plus loin, en s'appuyant sur la culture numérique de son personnel le plus jeune, en utilisant les nouvelles générations de terminaux mobiles, en permettant l'accès à l'information sur chaque résident aux proches via un portail famille…

« L'informatique est aujourd'hui au cœur des évolutions de nos métiers et nous, EHPAD, nous nous devons d'être à la pointe, d'être partie intégrante de la filière de prise en charge des personnes âgées, en contribuant à un meilleur suivi médical grâce au DMP (Dossier Médical Personnel) et en créant des passerelles avec l'aide à domicile », conclut Georges Boutemy.