Altadis Distribution France, leader de la distribution de proximité, issu de la division distribution de la SEITA et aujourd'hui filiale d'Imperial Tobacco, a mis en place le projet Zaragoza de refonte de la dématérialisation de ses factures, devenue obsolète et trop liée à l'ancienne activité. Conseillée par Aerow, société d'Experts ECM, Altadis Distribution France fait le choix d'outils faciles d'utilisation : ZeDOC SPOT de Bsv. Electronic Publishing pour la dématérialisation et le traitement automatique des factures, et xFlow, solution de Purchase to Pay d'un nouvel acteur de l'approbation, WMD (Workflow Management & Documentation Consulting).


Retour sur investissement dès la première année

En 4 mois à temps partiel, la solution de Lecture Automatique de Document et le workflow intégré à SAP sont mis en place par AEROW Experts ECM.
« Ce projet s'est réalisé en 3 mois de délai, avec des outils prêts à l'emploi, alors que nous aurions dû envisager des centaines de jours de charge avec d'autres solutions du marché, » témoigne Marc Wolff, fondateur associé d'AEROW Experts ECM.

« Parmi les points forts de ce projet, nous retiendrons la rapidité de prototypage, prêt trois semaines après le lancement, le respect du budget, la mobilisation de seulement deux utilisateurs clés, une personne Achat et une personne Finance, et la maîtrise du projet en interne, » explique Jean-Louis Bruneel, Responsable des Applications à la DSI d'Altadis Distribution France.

Grâce à sa simplicité d'utilisation, ZeDoc a permis d'internaliser le scanning des factures, jusque là sous-traité, un gain métier apprécié par Altadis Distribution France.

Concernant l'outil de workflow, il devait parfaitement s'intégrer avec le progiciel de gestion en place et ne pas modifier les rôles, bien établis dans SAP. De plus, Altadis Distribution France attendait des économies de maintenance, avec un outil simplifiant et accélérant la mise à jour des workflows en fonction des mouvements de personnels (absence, départ, arrivée, intérim des vérificateurs, validateurs et approbateurs de factures variables selon les imputations et les seuils de valeurs). C'est pour l'ensemble de ces critères qu'xFlow a été retenu.

Fonctionnant avec ou sans OCR, xFlow permet de construire facilement son workflow. Le comptable crée sa maquette qui peut ensuite être ajustée. Les utilisateurs peuvent se connecter par SAP, SAP web léger ou le portail SAP. Le SAPGUI permet l'intégration avec la messagerie électronique. Chacun peut désigner son remplaçant en cas d'absence. Il est possible d'envoyer plusieurs factures à la même personne, pour traitement ou pour information. Les utilisateurs peuvent également rechercher des factures en dehors de SAP, avec un accès web SAP léger.

Chez Altadis Distribution France, les factures sont scannées au siège de Vincennes, avec ZeDOC SPOT, sur un serveur bureautique local, et les fichiers .TIF, .DAT, .XML ou .PDF sont enregistrés sur le data center de Madrid et exploités par xFlow qui les intègre dans SAP. Dans ZeDoc, un vidéocodage par exception permet de contrôler le bon déroulement du scanning. Les factures avec bon de commande sont directement imputées à la commande associée. Le workflow inclut 40 personnes réparties sur 8 sites. Lorsque des écarts de prix ou de volumes sont constatés, ou s'il y a un dépassement de budget, une vérification est enclenchée et une approbation est nécessaire. Le comptable valide au final et impute les factures sur les bons centres de coûts. Trois rôles sont définis : comptable – vérificateur – approbateur.

« Nous constatons un meilleur délai dans le traitement de nos factures (2 jours maximum), avec moins d'en cours litigieux, et nous bénéficions d'un meilleur suivi de la polyvalence (absences, transferts, départs), » résume Jean-Louis Bruneel. « Le vidéocodage de ZeDoc s'est révélé efficace, il nous permet d'économiser un demi poste côté métier. Côté Informatique, nous maîtrisons la solution avec nos connaissances actuelles et en plus, elle est moins coûteuse. Désormais, notre documentation projet est aussi complète. Nous voyons déjà des possibilités d'extension sur d'autres sociétés du groupe et peut-être sur d'autres types de documents.»

« Aujourd'hui,  nous avons réussi à réduire les délais moyens de règlement de nos 45 000 factures d'Achats Généraux grâce à leur surveillance et à l'identification des blocages. Les relances sont plus efficaces et nos prises de décisions plus rapides. Nous bénéficions d'une traçabilité sur l'ensemble des factures, » se félicite Pierre Mazal, Responsable comptable d'Altadis Distribution france.


A propos d'Altadis Distribution France

Altadis Distribution France est le leader français de la distribution de proximité. Issue de la division distribution de la SEITA et aujourd'hui filiale Imperial Tobacco, ADF forme avec le groupe LOGISTA basé en Espagne, un ensemble européen unique spécialisé dans la distribution de proximité, le transport et la logistique. En France, Altadis Distribution France dessert près de 70 000 points de vente : buralistes, diffuseurs de presse, papeteries, boulangeries, stations-services.

A propos de WMD

Fondé en 1994, Workflow Management & Document Consulting (WMD), fournit des solutions d'optimisation des processus métiers, de gestion documentaire (DMS) et de workflow. WMD compte plus de 150 clients pour sa suite xFlow en Europe dans tous les secteurs (Industrie, Agroalimentaire, Services Financiers, Energie, Secteur Public, Grande Distribution, Transport). La suite xFlow s'étend à d'autres domaines complémentaires au traitement des factures entrantes (xFlow Procurement) avec xFlow for Human Resources… En plus de son siège central en Allemagne, WMD est également présent en Scandinavie, Bénélux, France, Royaume-Uni et en Asie.
http://www.wmd-france.com

A propos d'AEROW Experts ECM

AEROW, Experts ECM est un intégrateur spécialisé en Enterprise Content Management (ECM). L'équipe technique AEROW installe, paramètre, customise et intègre des solutions de numérisation, GED, collaboratif, workflow et éditique. Son équipe conseil aide les organisations dans le choix de nouvelles technologies documentaires. AEROW intervient sur les plates-formes des plus grands éditeurs de solution ECM et en partenariat intime avec leurs services professionnels.
AEROW est le numéro 1 français de l'archivage pour SAP. Avec 90 consultants ECM, AEROW travaille principalement avec des grands-comptes en France et à l'international.
http://www.aerow.fr/

A propos de BSV - ZeDOC

Créée en 1994, BSV a fondé son expertise sur la gestion de contenu à une époque où l'on parlait encore très peu de Recherche en Texte Intégral. Très rapidement BSV a été reconnue (avec ZeDOC) comme solution pertinente dans le domaine Juridique notamment avec la mise à disposition d'un véritable moteur de recherche dans les dossiers de type pénal. On se souvient de l'affaire de la Cavalerie du Sentier, des affaires ELF, Erika, AZF... Cette même expertise a été développée en parallèle pour la gestion et l'analyse des Revues de Presse, avec la création de "dossiers dynamiques" automatiquement "mis à jour".

Depuis 2005, BSV a développé une technologie de Reconnaissance de Documents (RAD) et de Lecture de Documents (LAD) basée sur l'analyse du contenu des documents traités. Cette technologie innovante basée sur la Sémantique et l'intelligence artificielle (auto-apprentissage) fait l'objet d'un brevet international.

20% du chiffre d'affaire de BSV est consacré à la R&D dans le domaine de l'indexation automatique des documents entrant dans l'Entreprise. Aujourd'hui, plus de 400 Entreprises sont clientes des solutions ZeDOC de BSV
http://www.bsv.fr