L’éditeur de gestion de contenu a mis en place une solution permettant de  concilier volumétrie des données et partage sécurisé des informations pour son client


Au départ, une double problématique

Créé en 2005, CACEIS est un groupe bancaire spécialisé dans les activités d’asset servicing : dépositaire-conservation, administration de fonds et services aux émetteurs, pour une clientèle institutionnelle et de grandes entreprises. Le groupe compte 3230 collaborateurs sur 10 implantations dans le monde, dont la France.

Pour CACEIS, le projet devait résoudre une double problématique, que nous explique Martial Perrot, chef de projet GED chez CACEIS : « notre activité nous impose tout d’abord légalement de conserver une trace de tous les documents de nos clients, ce qui représentait au début du projet en 2007 environ 80 000 pages, et des besoins d’espaces de stockage de plus en plus importants ».

Autre problématique rencontrée par CACEIS : la gestion des ordres de transaction. Effectivement, les agents de transfert, en charge de la saisie / validation de ces ordres, ne disposent que de quelques minutes pour vérifier la signature du client et ainsi confirmer l’ordre de transfert de fonds. Une opération de plus en plus difficile à réaliser au regard de la volumétrie croissante du nombre d’opérations à traiter et du nombre de dossiers client gérés par CACEIS.


Deux projets menés parallèlement avec succès  

La banque choisit de mettre en place une solution GED simple répondant à ses besoins très précis et spécifiques, et sélectionne Alfresco.

La première étape vise à mettre en place les infrastructures matérielles adéquates pour accueillir l’architecture GED et de scanning.

La seconde phase est constituée de deux projets menés parallèlement : le premier consiste en la numérisation des dossiers papier. Huit mois et quatre personnes sont ensuite nécessaires pour traiter & scanner le Fichier Central. Le second projet consiste au développement des flux d’alimentation de la GED ainsi que d’une IHM communiquant avec le moteur Alfresco via des Web Services.

A la fin du 1er semestre 2008, ce sont ainsi 200 agents de transfert et 10 chargés de dossiers clients qui ont la possibilité d’utiliser la solution Alfresco. Les agents de transfert peuvent ainsi vérifier les signatures des ordres en quelques secondes, et ainsi en attester la conformité. Quant aux chargés de dossiers, ils peuvent rechercher, accéder et ranger l’ensemble des documents relatifs aux clients dans un seul dossier numérisé.

Un véritable challenge : plus de 50 000 documents scannés

Alfresco a du faire face à un véritable challenge en termes de scanning pour CACEIS. Avec plus de 50 000 documents, il a fallu résoudre également les problèmes dus aux différences de formats des documents ou encore aux agrafes ou reliures présentes sur certains papiers afin d’obtenir la meilleure restitution possible.

Ensuite, il fallait encore importer dans la GED ces quelques 50.000 documents scannés. Un véritable défi, mais qui aujourd’hui porte ses fruits puisque l’ensemble du Fichier Central de CACEIS est maintenant au format électronique et est parfaitement exploitable par l’ensemble des 210 utilisateurs quotidiens !


Les bénéfices : richesse fonctionnelle, ergonomie et performances

Le business model d’Alfresco, basé sur l’open source, permet d’offrir des solutions flexibles et avec un excellent TCO, comparés aux solutions propriétaires. Ces avantages ont clairement favorisé le choix de CACEIS pour qui quatre critères étaient essentiels et indissociables : la pérennité, l’évolutivité, la performance et le coût de la solution.

Comme l’explique Martial Perrot, « ces quatre pré-requis ont été remplis par Alfresco, auxquels s’ajoutent par ailleurs la souplesse apportée par l’éditeur ». Les contraintes d’exploitation sont très fortes dans les métiers de CACEIS et « Alfresco a su réagir afin de répondre à nos besoins et ainsi nous amener une solution GED performante & stable ».
Après seulement quelques mois d’utilisation, les bénéfices observés sont déjà significatifs, et répondent aux besoins des utilisateurs à trois niveaux : fonctionnel, ergonomique et performance.

Prochaine étape : la généralisation de la gestion de documents et de contenu à l’ensemble du groupe, les besoins étant de plus en plus importants, et le nombre de documents papier gérés exponentiel.