Localiser et suivre sur le terrain la totalité de ses biens afin d’en optimiser la gestion et d’en dresser un inventaire précis à destination de son service comptabilité, tels étaient les besoins en 2006 des services généraux d’INTER MUTUELLES ASSISTANCE. Pour y répondre, le N°1 français de l’assistance a sélectionné les solutions de KIMOCE, KIMOCE ASSET MANAGEMENT et KIM’PLAN, afin de se constituer un référentiel en temps réel, via des plans Autocad, de la totalité de ses biens immobiliers et mobiliers.


David Godard et Eric amilien, Responsables du projet au sein des Services Généraux d’IMA, nous déclarent : « Les solutions KIMOCE nous ont permis de mettre en place des procédures rigoureuses de suivi sur plans de notre patrimoine immobilier et surtout mobilier qui nous permettent aujourd’hui d’uniformiser et de gérer de manière optimale notre parc. Désormais, nous visualisons en temps réel le cycle de vie de tous nos équipements, de leur acquisition à leur rebut, l’occupation de nos surfaces et l’évolution des postes de travail de nos utilisateurs afin de répondre voire d’anticiper leurs besoins, tout en optimisant les coûts. De plus, nous délivrons à notre service de comptabilité un inventaire pertinent des biens immobilisés et des m2 exploités par structure afin qu’il puisse aisément calculer les taxes inhérentes et refacturer l’espace occupé au service concerné. »

Optimiser la gestion de son parc immobilier et mobilier sur des plans Autocad : le projet d’IMA.

Afin d’optimiser ses services généraux et de répondre à ses obligations légales sur les biens immobilisés, IMA souhaitait en 2006 repenser en profondeur sa gestion patrimoniale, en se dotant d’une solution logicielle de gestion de ses biens physiques en remplacement des tableurs Excel. Le projet visait à gérer en temps réel les biens, d’optimiser la gestion des stocks de fournitures diverses et surtout d’uniformiser le parc mobilier en réduisant le nombre de références. Outre de pouvoir gérer toutes les facettes traditionnelles d’une gestion de parc immobilier et mobilier, les services généraux d’IMA désiraient, à partir de plans Autocad, localiser l’ensemble des collaborateurs et des équipements utilisés afin de gérer de manière optimale les surfaces et les ressources. Après une analyse des offres du marché, trois éditeurs en compétition, le choix d’IMA s’est porté sur les solutions logicielles KIMOCE ASSET MANAGEMENT & KIM’PLAN et sur l’expertise de KIMOCE. David Godard nous décline les raisons de la sélection de KIMOCE « Nous avons été séduits par la richesse et la profondeur fonctionnelle de la gamme KIM qui nous garantissaient de pouvoir faire évoluer aisément notre application de gestion du patrimoine immobilier et mobilier en y rajoutant des modules complémentaires dédiés par exemple aux interfaces, aux achats… Outre la pertinence technologique et « métier » de sa gamme logicielle, KIMOCE s’est illustré par ses nombreux « savoir-faire » et références dans le domaine de la gestion patrimoniale. Un des éléments déterminants a été, en effet, la visite sur site de la Caisse d’Epargne qui disposait « sur le terrain » de l’application logicielle que nous avions imaginé pour notre entreprise. »
Une fois la signature du contrat effectuée en mai 2006, le projet s’est déroulé en quatre étapes clés : définition de l’architecture et des paramètres de la solution, réalisation d’un inventaire physique via codes à barres de la totalité des biens mobiliers sur les 5 bâtiments, constitution du référentiel (base de données des fournisseurs, des familles d’équipements, des collaborateurs, de leurs coordonnées à leur localisation…) et déploiement des solutions KIMOCE. Eric Amilen ajoute : « Nous avons noué avec KIMOCE une véritable relation gagnante qui s’est traduit par une totale implication de l’éditeur dans notre projet. A ce titre, nous avions réalisé plus de 80% projet de gestion de notre patrimoine immobilier et mobilier en décembre 2008, et cela malgré la nécessité que nous avons rencontré de devoir redessiner sur Autocad l’intégralité de nos plans qui étaient erronés. »


Gérer le cycle de vie de tous les équipements et optimiser l’utilisation des locaux : les premiers bénéfices pour IMA

Les premiers bénéfices des solutions KIMOCE sont nombreux pour IMA. Aujourd’hui, les services généraux d’IMA peuvent aisément visualiser et superviser le cycle de vie de la totalité des équipements de la société. En effet, chaque équipement dispose d’un numéro attribué dès son acquisition afin d’en faciliter la gestion par les services généraux et l’immobilisation par la comptabilité. En cas de déplacement d’un ou plusieurs équipements, les services généraux et comptables sont automatiquement informés. Il en va de même par la mise au rebut d’équipements qui entraîne une suppression dans la base de données. Autre bénéfice et non des moindres, les services généraux ont considérablement affiné la gestion de stocks en gérant en temps réel les équipements disponibles et en constituant un catalogue de références à prix négociés. En outre, le suivi au jour le jour des équipements offre la possibilité aux services généraux d’IMA de gérer au mieux les réparations nécessaires, la fin de vie des équipements et d’anticiper les besoins futurs et surtout le budget nécessaire. En parallèle, les services généraux ont pu, en s’appuyant sur les solutions KIMOCE, rationaliser leur parc mobilier et optimiser leurs coûts en privilégiant des offres négociées selon un effet de volume. David Godard nous déclare : « Les solutions KIMOCE nous offrent la possibilité d’effectuer de multiples requêtes afin de visualiser les biens immobilisés ou de calculer les ratios de m2 occupé par collaborateurs, et cela en quelques minutes. Outre un confort et une aisance inégalés dans la gestion des équipements, les solutions KIMOCE nous garantissent d’exploiter au mieux nos locaux, tout en oeuvrant au confort de nos utilisateurs. » Il conclut : « Les solutions KIMOCE nous donnant une totale satisfaction, nous envisageons dans les prochains mois de les interfacer à notre outil de comptabilité Sage afin d’aller encore plus loin dans l’automatisation des taches liées aux immobilisations. En conclusion, les solutions KIMOCE ont permis à notre service d’acquérir une forte valeur ajoutée, en nous permettant de nous concentrer sur l’analyse fine des besoins actuels et futurs de notre entreprise. »

A propos d’IMA

IMA (Inter Mutuelles Assistance) a été créé en 1981 à l’initiative de 3 grandes mutuelles d'assurance, la MAIF, la MAAF et la MACIF, désireuses d’apporter à leurs sociétaires des prestations d’assistance de qualité en mutualisant leurs ressources. Puis progressivement, d’autres mutuelles d’assurance ont rejoint IMA : la MAPA et la SMACL, suivies de la MATMUT, la MAE, l’AGPM, l’AMF et la Mutuelle des Motards. Le Groupe IMA, fortement attaché aux valeurs de solidarité et de respect d’autrui, se positionne aujourd’hui comme le numéro 1 de l'assistance en France et figure au nombre des 3 leaders du marché européen. La première mission d’IMA consiste à apporter une assistance humaine, médicale ou technique aux 38 millions d’assurés des mutuelles actionnaires, soit à plus d’un français sur deux. D’autre part, 150 mutuelles santé l’ont sollicité pour assister leurs assurés, comme de nombreux autres clients, des fédérations sportives aux grands constructeurs automobiles, en passant par des sociétés d’assurance européennes, qui l’ont également choisi pour toutes leurs opérations d’assistance en France ou à travers le monde. Au total, ce sont plus de 48 millions de personnes qui, au quotidien, bénéficient potentiellement du savoir-faire d’IMA.

A propos de  Kimoce

Créée en 1991, Kimoce propose des solutions logicielles pour la gestion des infrastructures (IRP), des services, et de la relation clients (CRM), sous forme de packs et de modules métiers. Le concept KIMOCE consiste à placer le client au coeur des préoccupations des entreprises avec une intégration forte entre les activités de gestion des infrastructures (moyens de production et produits) et des services clients  (externes et internes). Ainsi, la gamme de produits KIMOCE peut s’adresser à des services variés tels qu’informatique (parcs, help desk, hotline), clientèle ou consommateurs (assistance, réclamation), après vente, généraux (achat, stock, budget), qualité, techniques et de maintenance. Kimoce compte aujourd’hui près de 1 000 clients et 50 000 utilisateurs dans le monde.