Orsay, le 30 août 2018 – Dans le cadre de la modernisation de ses processus d'échanges RH avec l'ensemble de ses collaborateurs, B Live Group, prestataire technique sur le marché du spectacle vivant, de l'audiovisuel et de l'événementiel, a choisi Coffreo, pour la mise en œuvre de son projet de digitalisation de ses procédures RH. Pour l'entreprise, la plateforme Coffreo, a permis de répondre aux enjeux de sécurité, de traçabilité et d'optimisation des coûts.

Porté par sa forte croissance, la digitalisation des documents RH est devenue un enjeu crucial pour B Live Group qui compte 270 salariés et plus de 600 intermittents du spectacle. En effet, compte tenu du nombre d'opérations réalisées (+ de 5 000/an), B Live Group établit mensuellement une volumétrie très importante de documents contractuels (contrats de travail, bulletins de paie, AEM, CS) notamment avec les intermittents du spectacle. En outre, l'organisation multi-sites du groupe (17) complexifiait fortement les échanges employeurs-salariés et retardait les procédures administratives.

Dans ce contexte, le besoin de sécuriser les process RH, optimiser les coûts administratifs et assurer la traçabilité des échanges, tout en répondant aux nouveaux usages mobiles, ont définitivement convaincu la direction des avantages de la digitalisation avec Coffreo.

Ce projet a démarré, en 2016, suite à l'acquisition de la société Phase4 par B Live Group. Pour cette nouvelle entité, le groupe a choisi Coffreo et a commencé à digitaliser les contrats de travail, bulletins de paie, attestations employeur mensuelles et congés spectacles des salariés. Cette première initiative a été concluante et B Live Group a alors étendu la digitalisation à l'ensemble du groupe.

“En 2016, nous avons fait le choix de digitaliser nos processus RH en retenant Coffreo. Son expertise, la solution proposée, sa capacité d'adaptation à nos exigences propres à l'univers évènementiel ainsi que la souplesse et la simplicité des relations nous ont convaincus”, explique Thierry Masurel – Directeur Général Adjoint B Live Group.

Face à l'adoption rapides de ces nouveaux processus et à l'efficacité des échanges entre B Live Group et les intermittents du spectacle notamment, l'entreprise a alors souhaité étendre la digitalisation à l'ensemble du Groupe, soit onze sociétés.

Échanges RH simplifiés pour une expérience ‘salariés' positive

La plateforme Coffreo en mode SaaS ne nécessite pas de frais d'infrastructures lourdes, se déploie en seulement un mois. Facile d'utilisation, elle a su s'intégrer dans l'environnement IT existant en tenant compte des procédures qualifiées avec les logiciels métiers (en particulier sPAIEctacle de GHS) et a permis une grande pro-activité vis-à-vis des salariés.

Au quotidien, la plateforme de digitalisation Coffreo permet à l'ensemble des équipes de simplifier l'envoi et les traitements des documents contractuels RH (contrats, bulletins de paie, attestations, etc.).

Enrichie de nouvelles fonctionnalités spécifiques qui accélèrent les temps de traitement de chaque dossier, la solution permet de bénéficier d'un taux de digitalisation avoisinant les 100%. Les fonctionnalités proposées et son ergonomie intuitive, sont des atouts majeurs. La solution Coffreo a également été adoptée par les salariés permanents et des intermittents du spectacle, qui apprécient sa facilité d'utilisation, et ce dès la création du coffre-fort.

L'équipe dédiée de Coffreo intervient comme partenaire accompagnant au quotidien les équipes de B Live Group et s'adapte à ses contraintes. Sa solution évolutive a permis de fiabiliser, sécuriser et simplifier les processus d'échanges RH tout en gagnant en efficacité. La mise en place de la solution a ainsi permis d'optimiser les coûts administratifs et de réaliser des économies.

“La nature de nos activités nécessite de s'appuyer sur un partenaire fiable et efficace pour garantir la tenue de nos prestations dans un cadre réglementaire précis. Avec son support ‘salariés' disponible 24/24 et 7/7 et le support aux équipes en internes, Coffreo offre un SAV très réactif, avec des délais de réponses courts, ce qui est un facteur important pour digitaliser sereinement les processus RH”, conclut Thierry Masurel