Loxam, leader du marché européen de la location de matériel (Bâtiments, TP, industrie), fait confiance à OnBase d'Hyland Software pour automatiser le traitement de ses factures. Cette collaboration, initiée en 2013 avec le soutien d'Astérion et de Numerial, a permis en 2 ans de gérer près d'un million de factures fournisseurs, en plus d'améliorer les délais de traitement, la traçabilité des factures, et la relation fournisseurs.

Retour sur un projet d'envergure mis en place au sein de 500 agences, représentant plus de 1 700 utilisateurs au quotidien !

Loxam : le Numéro 1 de la location de matériel en Europe passe au Numérique

Créée en 1967, Loxam est spécialisée dans la location de matériel pour les Travaux Publics, le Bâtiment et l'Industrie. Sa présence dans 13 pays, via 628 agences dont 500 en France, permet à celle-ci de réaliser un chiffre d'affaires de plus de 800 millions d'euros en 2014. Avec 430 000 factures fournisseurs par an  à gérer - uniquement en France -, Loxam décide en 2012 de moderniser la gestion de son flux de factures en faisant appel à la solution OnBase.

L'ouverture fonctionnelle de la solution et sa puissance technologique - associées à l'expertise d'Asterion et de Numerial – lui ont permis de remporter l'appel d'offre.

Un projet plébiscité par 7 utilisateurs sur 10 en phase pilote

En 2012 ce projet - mené en collaboration avec Astérion pour la numérisation et l'indexation des documents entrants et Numerial spécialisé dans le conseil et l'intégration de solution ECM  - a démontré toute sa pertinence dès la phase pilote.

«  OnBase est la solution la plus fonctionnelle et la plus conviviale nous ayant été présentée, grâce à des Workflows plus simples à paramétrer, et une meilleure ergonomie. Après seulement 4 mois d'utilisation durant la phase pilote, nous avons confirmé le bien-fondé de notre choix, validé par environ 70% des premiers utilisateurs de la solution : un franc succès en interne ! » a déclaré  E. LE ROUX, Directeur Administratif de Loxam.

OnBase est déployée au sein de 500 agences Loxam

Aujourd'hui, 2 ans plus tard, la solution OnBase est intégrée au sein de l'entreprise et de ses 500 agences françaises, elle est utilisée quotidiennement par plus de 1700 collaborateurs avec des bénéfices très appréciés parmi lesquels :

• Process de traitement de la facture industrialisé et tracé,
• Circuit unique pour le traitement des factures fournisseurs pour l'ensemble des sociétés françaises,
• Traçabilité des flux / Visibilité immédiate des envois des fournisseurs,
• Accélération du traitement des factures fournisseurs,
• Adaptation aisée des règles de gestion (par nature de charges en fonction de la nature de Bon de Commande et du statut de l'acheteur),
• Adaptation rapide aux changements de structure grâce au mode SaaS,
• Diminution des tâches comptables en région.

Travaux à venir

Face au succès de ce premier projet, la Direction de Loxam renouvelle sa confiance en Hyland. La prochaine étape, planifiée pour 2015, prévoit d'intégrer l'ensemble des factures au niveau de l'ERP d'entreprise. De même, Loxam entend optimiser la gestion de factures sans bons de commande.

Après ces étapes Loxam pourra étudier le déploiement de cette solution - leader depuis cinq ans au sein du Magic Quadrant de Gartner -, sur l'ensemble de son périmètre.