Contribuer à la protection de l'environnement ne nécessite pas forcément de planter un arbre ou de protéger une espèce rare en voie de disparition. Non ! Il existe d'autres manières toutes simples de protéger l'environnement dans la vie quotidienne.

Nous allons voir dans les lignes qui vont suivre une de ces manières simples qui n'est autre que « la diminution de la consommation du « papier » au travail.

•Etant un employé de bureau, vous avez déjà sans doute entendu parler de la dématérialisation. N'est-ce pas ?

La dématérialisation de fonds documentaires ou la numérisation patrimoniale est devenue durant ces dernières décennies, une tendance qui commence à prendre de l'ampleur dans le domaine du travail. Ce vocabulaire (dématérialisation/numérisation) consiste à diminuer petit à petit la consommation du « papier » dans les bureaux. Pour se faire, il faudra tout simplement accéder aux informations par le biais d'internet mais également via les messages électroniques et les réseaux sociaux.

•De nombreux éléments contribuent à l'atteinte de l'objectif « zéro papier »

L'une des principales manières de freiner la profusion du papier c'est sans doute l'usage des nouvelles technologies. Dorénavant, de simples clics sur la souris via l'ordinateur suffisent à rechercher ou trier des documents par exemple.
Dans certains pays développés, le pouvoir étatique met également sa main à la pâte en matière de dématérialisation par instauration de la facturation électronique et la télé-déclaration en matière d'impôts.
Si nous regardons la préoccupation essentielle pour cette dématérialisation de fonds documentaires c'est évidemment la protection de l'environnement mais aussi le développement durable. Comme nous sommes à l'ère du numérique, diminuer l'usage du papier dans l'entreprise pourrait en effet générer des économies énormes pour cette dernière.

•Eradiquer le gaspillage du papier ne constitue pas la principale raison d'être de l'objectif « zéro papier ».

Lorsqu'une entreprise se décide à appliquer le « zéro papier », elle s'aperçoit très vite des divers avantages de cet objectif. Le premier avantage de la numérisation patrimoniale est le gain d'espace procuré par le fait qu'on n'ait plus à attribuer une salle dédiée à l'archivage manuelle de tous les documents papiers de l'entreprise.
A côté de ce gain d'espace, nous avons aussi le gain de temps. En effet, plusieurs tâches traditionnelles ont été supprimées après l'avènement de la dématérialisation. Nous pouvons citer par exemple, celle du triage des dossiers papiers et le classement manuel de ces données qui nécessite beaucoup de temps si cela vient à se répéter dans une journée.
A part le gain d'espace et le gain de temps que procure la numérisation, on peut en plus citer le gain de productivité. Comme les informations sont facilement accessibles, les divers agents au sein de l'entreprise se voient s'améliorer au niveau productif. Ils pourront par exemple communiquer au sein de l'entreprise elle-même sans avoir à se déplacer ni se passer des documents papiers par le biais du réseau intranet.
Le dernier avantage qu'apporte la numérisation ou la dématérialisation est le gain de sécurité. Toutes les donnes de la société seront conservées dans des serveurs ultra-sécurisés évitant par la suite la perte de documents, le vol des documents confidentiels de l'entreprise.
A la vue de ces divers avantages procurés par la numérisation patrimoniale au sein de l'entreprise, il est donc nécessaire de recourir à la dématérialisation. Et ce n'est pas une mince affaire lorsque l'entreprise ne dispose pas des fonds nécessaires à l'importance de l'investissement matériel comme l'acquisition des divers outils informatiques et des logiciels de numérisation. C'est pour cela que de plus en plus de société, qu'elle soit grande ou petite, font appel aux prestataires spécialisés dans la dématérialisation des fonds documentaires et dans la numérisation patrimoniale.