Deutsche Bahn France Voyages & Tourisme SAS, filiale française de la compagnie ferroviaire allemande Deutsche Bahn, a pour mission de commercialiser l'offre de services de la maison mère, tant vers les particuliers que les professionnels. Ils ont aussi l'importante tâche de réaliser l'organisation, la réception et la logistique des grands comptes en France. Depuis 2012, Deutsche Bahn France Voyages & Tourisme SAS est équipée de la GED novaxel et en tire des bénéfices importants, comme l'explique Patrice Genty, Directeur Grands Comptes & Séminaires.

• ÉTAT DES LIEUX
« Notre équipe est composée de 17 personnes et nous avons à gérer annuellement quelques milliers de factures, ce qui est conséquent. Nous devions procéder à un grand nombre d'impressions rien que sur ce type de document, ce qui nous a posé de sérieux problèmes de classement et de conservation, au point que nous avons dû externaliser le traitement du papier, » explique M. Genty. « Notre prestataire Toshiba a attiré notre attention sur l'offre de NOVAXEL et nous avons mesuré rapidement l'avantage de disposer d'un outil de Gestion Electronique de Documents sur plusieurs plans qui se sont vus confirmés par la suite. »

• BÉNÉFICES
Au premier chef des bénéfices constatés, les économies directes sur le poste impression ont été remarquables. Mais les bénéfices de NOVAXEL ne s'arrêtent pas là : à l'économie matérielle s'ajoutent des gains de productivité évidents ainsi qu'un apport de nouveaux services qui améliorent les conditions de travail. « Nous avons, via des codes d'accès, ouvert la GED à nos clients afin qu'ils puissent avoir accès à leurs factures à tout moment, ainsi limitons-nous les possibles litiges et optimisons le respect des délais de paiement convenus. »

Point important pour Deutsche Bahn France Voyages & Tourisme SAS, adopter un comportement éco-responsable est primordial et s'inscrit dans la politique de la maison mère, reconnue en pointe en Allemagne sur ses actions pour la réduction des émissions de CO2. « NOVAXEL s'inscrit parfaitement par ses services dans notre volonté d'adopter des pratiques beaucoup plus efficaces et pertinentes en matière de protection de l'environnement. »

• ÉVOLUTIONS
2013 fut pour Deutsche Bahn France Voyages & Tourisme SAS une année importante inscrite dans une logique de dématérialisation de ses documents. Cette évolution vers la dématérialisation est marquante au sein de l'entreprise et la GED Novaxel y participe pleinement en créant de nouvelles habitudes de travail. « La première étape de cette évolution consistait en la dématérialisation des factures et relevés de nos clients, nous avançons maintenant vers la seconde étape qui consistera à dématérialiser l'ensemble de nos contrats fournisseurs, RH… », explique M. Patrice Genty.  

« NOVAXEL aura une grande part à jouer ici, en matière de conseil, de partage d'expérience et d'accès aux informations dans des conditions garanties et sécurisées. Si notre effectif est stabilisé, nous voulons poursuivre notre croissance et la qualité de nos outils compte énormément pour atteindre nos objectifs. »

À  propos de novaxel
Novaxel, filiale du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, Novaxel connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd'hui une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l'Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l'Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Laforêt Immobilier, JCA, Defoly Immobilier, Groupe Berdugo Métoudi, Rexco Conseils. L'offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L'intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». novaxel est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.novaxel.com. novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.