Après plusieurs années de partenariat dans la mise en œuvre du progiciel de gestion du bâtiment Progib, l'entreprise du paysage BOURDIN SAS a décidé d'exploiter les ressources du StyloPDF pour optimiser sa gestion. Récit d'une expérience réussie sur tous les plans... 

Creil, le 25 Février 2014
Implantée à Checy près d'Orléans, Bourdin Jardins et Paysages ("en trois mots" précise Laurence Bourdin) est le cas type de l'entreprise familiale qui a toujours su s'adapter à l'évolution des méthodes de travail et des technologies.
Exemple : le partenariat que cet " entreprise du paysage " entretient depuis cinq ans avec Progib, la SSII spécialisée dans le BTP et les espaces verts. Un partenariat qui s'est renforcé courant 2013 avec la mise en service de 18 StyloPDF utilisés quotidiennement par 36 personnes chez Bourdin… Un déploiement qui a, une fois de plus, modifié les méthodes de travail de cette entreprise dont l'esprit d'innovation est reconnu dans le métier. "Nous sommes en permanence prêts à essayer et à adopter une nouvelle solution pour améliorer les conditions de travail et l'efficacité des ouvriers de nos chantiers" - précise Madame Bourdin - "quand les gens de Progib nous ont parlé du StyloPDF, nous avons, comme toujours, décidé de tester le système en le mettant entre les mains de quelques ouvriers de chantier… Six mois plus tard, nous avons équipé et formé 36 personnes …"

-  Qu'est ce qui vous a, en particulier, décidé à adopter le StyloPDF ?

- Laurence Bourdin : La nécessité d'améliorer la gestion des heures chantier. Le déploiement du progiciel Progib nous avait permis d'améliorer nettement la gestion administrative - les devis, les facturations, les plannings - mais il restait à optimiser les heures chantier. Nous avons 18 équipes sur le terrain qui chaque jour font les relevés de l'activité des chantiers, évaluent le travail en termes de ressources, d'heures, de matériaux et établissent des comptes rendus qui doivent ensuite être ressaisis, traités, enregistrés… C'est une procédure très classique dans le métier mais dont la lourdeur devenait de plus en plus pénalisante. L'idée de pouvoir enregistrer et traiter immédiatement les rapports d'activité nous a tout de suite séduits...

- Comment s'est passé la mise en service ?

- LB : Il y a eu six mois d'adaptation. Nos chefs d'équipe ne sont pas des administratifs. Ce sont des hommes qui travaillent "les mains dans la terre". Mais ce sont des gens ouverts aux innovations et toujours prêts à tester une nouvelle méthode. Nous leur avons laissé le temps de s'approprier l'outil, d'apprendre le codage, d'entrer dans les formats… Mais six mois après la mise en service, les bénéfices sont déjà évidents : le StyloPDF a considérablement affiné la gestion des chantiers et des RH. Nous savons, en temps réel, qui a travaillé sur quel chantier et comment -c'est-à-dire avec quels risques, selon quel taux de pénibilité,... des informations utiles pour la médecine du travail que nous pouvons maintenant directement extraire des rapports d'activité- mais également quels sont les postes qui ont beaucoup de tâches manuelles ou encore ceux qui ont beaucoup puisé dans le stock...

Aujourd'hui les rapports d'activité sont traités de façon hebdomadaire, les stylos sont vidés chaque fin de semaine, les résultats sont immédiatement injectés dans notre ERP, ce qui nous permet d'avoir une analyse à la fois beaucoup plus rapide et plus fine de l'activité et de la rentabilité des chantiers puisque par exemple il a permis de résoudre le problème - récurrent- de l'affectation des achats. Jusqu'alors les achats n'étaient pas réaffectés aux chantiers, ils étaient "pris dans le stock" comme l'on dit. Désormais avec le StyloPDF, tous les achats peuvent être immédiatement affectés au bon chantier et au bon client. C'est un progrès important ! De même, nous générons maintenant des bons de livraison automatique qui suppriment des heures de ressaisie d'une assistante.

- Ce changement a-t-il été bien accepté ?

- LB : Oui, car chez nous, le changement fait partie de la culture de l'entreprise. Et l'innovation qu'a apportée le stylo est "lisible" et visible par tout le monde car on a gagné en efficience partout. Tout le monde sait en permanence où il en est. On a un bilan chaque vendredi… Tout ça apporte du sens au travail de chacun. Nous sommes vraiment dans le travail collaboratif, qui est une notion qui me tient particulièrement à cœur… et en plus avec le stylo, on reste dans l'écriture, on n'est pas dans le tactile comme avec une tablette, or nos chefs de chantier ont cette culture du rapport écrit... Et puis, il y a un dernier aspect un peu subtil mais réel, c'est le fait d'avoir un nouvel outil de travail commun; par exemple  le compteur d'heures ne comptabilise pas des heures sociales mais des heures métiers...

-  Vous avez de nouveaux projets ?

- LB : Oui, tout le temps. Le dernier est la création d'une plateforme de recyclage des déchets verts. D'une part pour être en règle avec la nouvelle législation mais également pour créer une nouvelle source de profit à moyen terme. Nous travaillons également sur les bons de livraison automatique qui vont permettre d'informer plus rapidement les clients, d'automatiser la facturation et les entrées et sorties de matière... Et bien entendu tout ceci sera géré à l'aide du StyloPDF.






L'outil de la dématérialisation :
Prix Smart entrepreneur du magazine le Moniteur, ce StyloPDF a été salué comme "la plus importante innovation de la décennie en matière de dématérialisation de documents". Il ne cesse depuis d'étendre son champ d'application.

Le principe :
Un stylo équipé d'une mini caméra, d'une puce de stockage et d'un module de communication.
La caméra enregistre les données manuscrites écrites sur les formulaires (rapports, relevés…) dans la mémoire du stylo. Ces données sont immédiatement transmises à un serveur par une simple liaison Bluetooth avec téléphone mobile 3G.
Quelques secondes plus tard, le stylo génère un document PDF, copie parfaite du document remis au client et l'envoie par mail à l'entreprise. Parallèlement, les informations manuscrites recueillies sur le formulaire peuvent être converties en données numériques structurées grâce au moteur de reconnaissance d'écriture et alimenter le système d'information de l'entreprise.


Un Bâtisseur de paysages :
Créée en 1967 par un artisan paysagiste, l'entreprise Bourdin se définit comme un "bâtisseur de paysages". Une jolie expression qui reflète une réalité économique, car l'activité des établissements Bourdin dépasse largement la création et l'entretien d'espaces verts : constructions paysagères, plantation et traitement des arbres, arrosage automatique, baignade naturel et murs végétaux, mise en lumière de jardins ou encore création de jardins de senteurs ou jardins à thème et la création et l'entretien de terrains de sport (naturels et synthétiques) et est membre des réseaux d'entreprises SPORTINTERNATIONAL et EXAVERT.
L'entreprise travaille autant pour les collectivités que pour les professionnels et aussi les particuliers et emploie en moyenne 45 personnes.

" J'aimerais que les gens qui tiennent les rênes de l'administration arrêtent de nous expliquer comment nous devons faire notre métier… mais nous permettent simplement de bien le faire" 
"Chez nous le travail collaboratif ce n'est pas seulement une expression High Tech, c'est une réalité qui donne du sens au travail de chacun"
Laurence Bourdin

À propos de Progib :

Progib est une société de services informatiques spécialisée dans le BTP et les espaces verts.
Née il y a près de vingt ans, Progib a développé un progiciel de gestion intégré utilisé actuellement par plus de 400 PME du BTP et des espaces verts.
Progib est implanté près de Creil dans l'Oise. www.progib.com et www.stylo-pdf.fr