Le Port Autonome de Paris : un organisme public décentralisé
Le Port Autonome de Paris est un établissement public de 200 employés, répartis sur 7 agences portuaires gérant 70 ports (publics ou privés). Son activité principale consiste à développer et promouvoir le transport par voie d'eau en Ile de France.
"Pour bien comprendre le souhait du Port Autonome de Paris d'automatiser le processus de traitement, de validation et de suivi des factures fournisseurs, il faut tout d'abord re-situer le contexte" explique Gisèle Defiolle, Agent Comptable au Port Autonome de Paris. "Les factures étaient reçues, saisies et validées par les ordonnateurs répartis dans les 7 agences portuaires. Ce n'est qu'au moment d'effectuer le paiement que les factures étaient envoyées par courrier à l'agence comptable centrale de Paris..."
Optimiser le traitement et le suivi des factures fournisseurs dans le respect des règles de comptabilité publique
Et Gisèle Defiolle, de poursuivre : "De ce fait, la circulation papier était trop importante entre les agences et le siège. Cette distance géographique engendrait non seulement des coûts administratifs importants mais aussi des erreurs de routage et de comptabilisation … sans compter les pertes de documents. Plus encore, l'agence comptable étant "en fin de chaîne", ce processus ne nous offrait aucune visibilité sur le suivi des factures, leur statut et leur localisation en temps réel. Finalement, cet existant nous empêchait de pouvoir répondre aux requêtes des fournisseurs, de gérer nos échéances et d'optimiser notre trésorerie."
 
Le Port Autonome de Paris lance en 2005 un appel d'offre public pour sélectionner l'éditeur à même d'optimiser le processus de traitement des factures tout en satisfaisant une double contrainte :
l'application stricte des règles de la comptabilité publique
le respect d'une organisation comptable multi-sites

Des résultats au-delà de toute espérance
En Octobre 2005, la mise en place des solutions métier ITESOFT.FreeMind for Invoices et ITESOFT.Share donne l’opportunité au Port Autonome de Paris d’optimiser son processus métier : la réception des factures fournisseurs est désormais centralisée à l'agence comptable qui numérise 100% des documents avant de les transmettre aux 80 ordonnateurs répartis dans les agences sous forme d’images numériques au travers du workflow ITESOFT.Share. Le cheminement de chaque facture fournisseur dans le processus de validation est non seulement tracé systématiquement mais aussi supervisé en temps réel par l'agence comptable centrale de Paris, capable dès lors de déclencher le paiement dès l'obtention du Bon A Payer électronique.
"La solution ITESOFT a permis au Port Autonome de Paris de dépasser ses objectifs initiaux", souligne Gisèle Defiolle, "Nous avons diminué le flux papier, centralisé l'information, optimisé le suivi des factures grâce à la traçabilité de chaque intervention, amélioré notre trésorerie ainsi que notre productivité".
"La plate-forme mise en œuvre au Port Autonome de Paris est un bel exemple de réussite de dématérialisation et de traitement automatique de documents entrants dans le secteur public et dans une organisation de taille moyenne, appartenant à ce qu’il est convenu d’appeler le Mid-Market" nous confie Frédéric Baudassé, Directeur Général Opérations ITESOFT, « Ce projet confirme que les technologies de pointe packagées au sein des solutions métiers ITESOFT permettent désormais à toute entreprise ou organisation, sans pré-requis de secteur d’activité, de taille ou de volume de documents, d’accéder aux bénéfices induits par la dématérialisation : une véritable démocratisation ! »