LYON, le 7 juin 2012 – Le groupe Ponticelli, constructeur d'infrastructures, principalement pour l'exploitation pétrolière, est une maison qui vient de fêter les 90 ans de sa fondation et compte en France une quinzaine de sites régionaux. Il emploie environ 3000 personnes en France et 1500 à l'étranger. Ses activités se déploient notamment en Afrique, au Nigéria, au Gabon et en Angola. A son siège, les pôles comptables se sont équipés depuis près de deux ans de la GED NOVAXEL via quatre administrateurs et une trentaine d'utilisateurs. Christophe Bourjac, Responsable Trésorerie Groupe et Audit Comptabilité Filiales, précise le cheminement qui a conduit à adopter cette solution.

PROBLÉMATIQUE

« S'équiper d'une GED découle d'une réflexion progressive liée à la fois à notre pratique des outils Excel/CAD et au besoin de renforcer le fonctionnement de notre service audit, qui est relativement récent dans le groupe, » explique M. Bourjac. « Jusqu'alors, nous utilisions les accès serveurs basiques mais constations des problèmes de délai conséquents pour accéder et ouvrir à distance des fichiers, même peu volumineux. Nous étions donc en questionnement sur la manière d'améliorer notre système. La démonstration plutôt informelle par un commissaire aux comptes de la solution NOVAXEL est donc tombée à point nommé, elle répondait précisément non seulement à ce dont nous ne disposions pas mais également ouvrait des possibilités intéressantes. »

«C'est le cabinet Valla-Fiducinter, commissaire aux comptes de Ponticelli et utilisateur depuis 10 ans de la GED NOVAXEL qui a organisé cette présentation. C'est une nouvelle preuve que le bouche-à-oreilles fonctionne », précise Madame Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de NOVAXEL.

CHOIX DE LA SOLUTION

Un des premiers critères importants pour M. Bourjac concerne les droits d'administration. En effet, un impératif propre à une GED est de contrôler l'architecture et l'arborescence de l'outil, ainsi que le workflow. Autre critère, le confort de travail : disposer d'un accès facilité, rapide, protégé, accessible tant aux collaborateurs en interne qu'aux commissaires aux comptes externalisés. Christophe Bourjac se rappelle : « Nous avons choisi la GED NOVAXEL dans sa version la plus simple car elle apportait tout ce dont nous avions besoin – en outre, l'équipe de la société a été très réactive à partir du moment où nous l'avons sollicitée. L'outil s'annonçait suffisamment souple et intuitif pour permettre de prendre le temps de bien faire les choses, sans heurt ni décision rédhibitoire. »

BÉNÉFICES

Près de deux ans après le lancement, les pôles comptables finissent le déploiement de la GED. « Nous n'avons pas de planning imposé, nous prenons le temps de bien faire les choses, que les usages se consolident tant en interne qu'en externe. Pour donner deux exemples d'avantages très vite constatés : l'accélération des procédures et le gain évident de temps. Auparavant, les commissaires aux comptes venaient dans une société du Groupe cinq jours quand désormais ils peuvent faire l'économie de deux ou trois jours en ayant un accès direct à la GED. Grâce à elle, s'il manque des pièces ou s'ils ont besoin de correctifs, nous sommes en mesure de leur répondre quasi instantanément. »

ÉVOLUTIONS

Parmi les atouts de NOVAXEL qui intéressent vivement M. Bourjac et son équipe : la GED nomade. « Nous n'en sommes pas encore équipés mais la considérons avec beaucoup d'intérêt, qui plus est quand, comme moi, on passe son temps à aller d'un site à l'autre, avoir la GED littéralement sous la main est très utile. » Autre point intéressant : « Nous évaluons la possibilité d'installer des GED NOVAXEL dans nos succursales à l'étranger, et de les relier ensuite à la GED du siège. C'est une évolution qui semble logique et qui permettra à la fois de renforcer notre système et de rapprocher les collaborateurs par delà les frontières. Bien sûr, cela demande des réglages et des arbitrages parfois complexes, mais le jeu en vaut la chandelle. »

Si vous souhaitez interroger un représentant de NOVAXEL à propos de ce communiqué, merci de contacter Sébastien chez Actual au 01 41 10 41 16 ou à l'adresse suivante : sebastien@actual.fr.


À propos de NOVAXEL

NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société établie à Lyon compte aujourd'hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l'Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L'offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L'intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.