En 2009, le Groupe Franprix-Leader Price, société du Groupe Casino spécialiste de la distribution de proximité, a choisi la solution de dématérialisation des factures fournisseurs d'Azur Technology pour assurer un meilleur traitement de ses factures de frais généraux. Une solution qui vient d'être intégrée à SAP. Cette application, utilisée par 150 utilisateurs sur plusieurs sites, a permis de fluidifier l'ensemble du processus, mais également d'améliorer la qualité et la rapidité du traitement de ces factures.


Le Groupe Franprix-Leader Price regroupe près de 1 500 magasins à taille humaine sur tout le territoire national et principalement en Ile de France. La gestion de l'ensemble des magasins intégrés du Groupe Franprix-Leader Price est centralisée sur 2 sites à Chennevières sur Marne (94) et Rueil-Malmaison (92), regroupant l'ensemble des services comptables, une centaine de personnes, dont 10 personnes pour le service comptabilité - fournisseurs - frais généraux.

Pour dématérialiser son processus de traitement de factures de frais généraux, soit plus de 100 000 documents par an, le Groupe Franprix-Leader Price a fait le choix de la solution de dématérialisation des factures fournisseurs d'Azur Technology afin de diminuer significativement ses coûts de gestion et fiabiliser le traitement. L'offre s'articule autour de Xpert.Capture pour la lecture automatique des factures et Xpert.Ivy pour le workflow de validation des factures, avec un accès direct à la facture numérisée (Cf. schéma et capture d'écran à la fin du communiqué).

Initialement interfacée avec le logiciel comptable ARCOLE, l'application vient d'être intégrée à SAP par les équipes Service d'Azur Technology. Cette nouvelle interface permet d'alimenter automatiquement SAP pour la comptabilisation et les bons à payer.


Des gains de traitement de plusieurs jours et un processus plus fluide

Les gains pour les services comptables du Groupe Franprix-Leader Price sont très importants. Avant le déploiement de l'application, il fallait plusieurs jours, voire plusieurs semaines, pour traiter le circuit des factures de frais généraux.

Aujourd'hui, une facture peut être traitée dans la journée si les valideurs le souhaitent. De plus le circuit de validation des factures a été fluidifié, plus de doublon et plus de perte de factures.

Concrètement, la solution mise en place a ainsi permis d'enregistrer des bénéfices conséquents :

- fin de l'échange papier (évite les pertes de factures et les photocopies),
- réduction significative des délais de traitement,
- traçabilité complète du traitement de la facture (3 validations en moyenne par facture),
- accès direct aux factures dématérialisées (fin des recherches dans les archives physiques).
Actuellement étendue aux factures de frais généraux de l'ensemble des magasins intégrés, la solution est en cours de déploiement aux entrepôts et sociétés holding.

D'autres évolutions de l'application sont prévues en 2013, notamment :

- une automatisation de la modélisation des factures au moment de la capture,
- l'archivage des factures,
- la mise en place d'un processus d'engagement avec validation des bons de commandes.