Paris - le 19 septembre 2008 – ZyLAB, développeur innovant de solutions d’accès à l’information, a déployé son offre de GED au centre E.LECLERC de Betting. E.LECLERC, enseigne française de grande distribution renommée, regroupe des magasins indépendants de plusieurs pays européens. L'enseigne compte 576  centres E.LECLERC, dont 69 basés à l'étranger. Les hypermarchés représentent 85% du parc. Ces magasins sont pour 70% d'une surface comprise entre 2500 et 6500 m2. En 2006 , les centres E.LECLERC ont réalisé un chiffre d’affaires de 29,375 milliards d’euros (23,728 milliards hors carburants), en progression de 3% (1,9% hors carburant) par rapport à 2005. L’enseigne confirme sa place de leader avec 17,2% de part de marché sur l’ensemble des produits et 17,1% sur les produits de grande consommation et le frais libre service.

LA PROBLÉMATIQUE

Le 2 août 2001, un hypermarché E.LECLERC ouvre ses portes à Betting (Moselle), proposant ainsi une nouvelle surface de vente de 5800 m2.
Dès l’ouverture, le centre connait une belle croissance (+ de 50 millions d’euros) qui dure environ 5 ans. Au début de l’année 2003, cette croissance chute brusquement en raison de travaux routiers réalisés sur la voierie, pénalisant les voies d’accès à l’hypermarché. Ces difficultés de communication vers le centre E.LECLERC ont ainsi généré une courbe de croissance plate et inerte, poussant dès lors la direction à prendre les mesures nécessaires pour retrouver l’équilibre initial.

L'hypermarché de Betting s'est attelé à enrayer les effets négatifs engendrés par les travaux routiers en procédant à une réduction des coûts (économie papier – simplification de la recherche de documents) et tout particulièrement des frais généraux par le biais de la dématérialisation, et a depuis retrouvé le chemin de la croissance.

CHOIX DE LA SOLUTION ET ÉTAPES DU PROJET

Le centre E.LECLERC de Moselle a mis en place un processus de recherche des solutions présentes sur le marché, pouvant répondre à sa problématique. Au total, la recherche aura duré 12 mois. Durant cette période, 3 produits seront sélectionnés, évalués, pour au final retenir l’offre ZyIMAGE de ZyLAB sur les critères de qualité et de bonne compétitivité.

Le projet démarre en 2006, avec l’installation de la solution de ZyLAB, sur serveur HP sous Windows 2003, dont l’accès s’effectue simplement par une interface web.

A l’origine, les documents étaient archivés physiquement par les secrétaires dans des boîtes à archives ; les 64 000 FACTURES archivées annuellement (soit l’équivalent de 10 palettes) nécessitaient un espace de stockage considérable ; et le temps passé à retrouver un document pouvait varier D’1 HEURE A 3 JOURS ; sans parler du temps consacré au traitement des factures.

Aujourd’hui, l’utilisation de la solution de gestion électronique de documents de ZyLAB, a permis un gain de temps et de productivité considérables. Là où il fallait 10 PALETTES de rangement pour classer les factures, elles ne représentent plus que 3 ou 4 Go de fichiers sauvegardés sur le serveur. Idem, là où un collaborateur pouvait passer jusqu’à 3 jours pour rechercher un document, la même opération se réalise désormais en seulement 5 A 15 SECONDES.

Du côté des factures, la dématérialisation est mise en route dès l’arrivée de la marchandise, REDUISANT LE TEMPS DE TRAITEMENT PAR 5. Chaque commande, en provenance de la centrale d’achat propre aux hypermarchés E.LECLERC, est ainsi accompagnée d’un bon de livraison informatique (BLI) pour en simplifier la gestion.

Les procédures de paiement classiques étaient également une source de dépenses importante. En adoptant un procédé de paiement électronique (virements TPCE, Vcom), l’hypermarché a réalisé une ECONOMIE DE 10 000 € environ sur les frais d’affranchissement fournisseur.

La réduction du papier à aussi permis au centre E.LECLERC de REDUIRE D’UN QUART la surface de ses bureaux, engendrant ainsi la suppression d’une vingtaine d’armoires métalliques devenues inutiles, et permettant une meilleure occupation de l’espace disponible et un réaménagement des locaux (ajout d’une salle de réunion par exemple).

BÉNÉFICES DE ZYLAB

Optimisation de l’organisation et des méthodes de travail,
moins de papier,
moins de dossiers,
moins d’armoires de rangement,
un système très bien accepté par l’ensemble du personnel,
temps de traitement des factures réduit par 5,
des gains dès le début de l’installation,
rentabilité : < 2 ans …

ÉVOLUTION DE L’IMPLÉMENTATION

Au vu des résultats encourageants du service comptabilité, l’expérience à été étendue à tous les services de l’hypermarché : service commercial, social, la direction…L’hypermarché de Betting envisage également l’intégration de modules de Workflow contenus dans l’offre ZyLAB.Revendeur et intégrateur : société INDEXWARE, www.indexware.fr.

À propos de ZyLAB

Depuis plus de 20 ans, ZyLAB propose des solutions d’accès à l’information primées aux entreprises publiques et privées. La solution d’accès à l’information ZyIMAGE, système XML complet, pose des fondations solides pour l’archivage durable, la gestion et la récupération des données de l’entreprise, des documents papier et électroniques aux messages électroniques et leurs pièces jointes, en passant par les fichiers multimédias.

Avec plus de 7 500 installations et 350 000 utilisateurs dans le monde, ZyLAB jouit d’une vaste expérience et de connaissances sur divers secteurs d’activité et applications professionnelles. Parmi les clients du gouvernement fédéral américain, on compte les Services exécutifs de la Présidence et les Ministères de l’Agriculture, du Commerce, de la Sécurité nationale, de la Justice et de la Défense, ainsi que les Forces armées américaines et les équipes d’investigation du FBI, le SEC et l’OIG de l’Amtrak. Des centaines de gouvernements d’état et locaux font confiance à ZyLAB, y compris l’Etat de Californie, le Comté de Montgomery, le Maryland et la ville de Jackson, Wyoming. Les entreprises privées comprennent des entreprises de renom telles que American Express, Anheuser-Busch, Dominion Virginia Power, Lockheed Martin, Pacific Life ou encore Shell Oil. Les principaux partenaires de ZyLAB en France sont : CD Class (www.cdclass.com), Coppy Sud (www.copysud.fr), Indexware (www.indexware.fr), Soppi (www.soppi.fr), Trendy Technologies SARL (www.trendy-technologies.fr), Opentosoft (www.opentosoft.fr).
Pour plus d’informations : www.zylab.fr. / www.e-leclerc.com