Douvaine (Haute-Savoie) reçoit une distinction pour cette initiative en faveur du Développement Durable.


LYON, le 13 mai 2010 – La Ville de Douvaine (Haute-Savoie)  vient de mener à bonne fin un ambitieux programme de dématérialisation avec la solution de GED intuitive de NOVAXEL. La Ville a été distinguée pour l'année 2009 parmi les communes de France pour cette initiative jugée particulièrement remarquable, dans la catégorie Développement Durable.


Douvaine récompensée par LexisNexis

Lors du 69e Congrès du Syndicat National des Directeurs Généraux des Services des Collectivités Territoriales qui s'est tenu à Lille fin 2009, l'éditeur juridique LexisNexis a décerné les prix 2009 Bottin administratif de la gouvernance territoriale. Dans la Catégorie Développement Durable qui récompense une initiative particulièrement remarquable au cours de l'année, c'est la ville de Douvaine, Haute Savoie, qui a reçu cette récompense pour 2009. LexisNexis est le groupe bien connu de publications juridiques destinées notamment aux collectivités locales.


La Gestion Electronique de Documents (GED)

La GED d'organisation de NOVAXEL prend en charge la gestion complète des dossiers d'une entreprise, d'un service, d'une agence, d'un cabinet, d'une Collectivité Locale sous forme numérique (dématérialisation). Les documents numérisés sont classés dans une base structurée préalablement définie en suivant l'analogie familière Armoire-Rayon-Classeur-Dossier, qui offre à l'utilisateur une approche intuitive puissante se traduisant par des gains de productivité et une amélioration du travail collaboratif.


Données

La commune de Douvaine (Haute-Savoie) : 5000 habitants ; 80 agents ; 800 ramettes de papier soit 400000 feuilles consommées chaque année ; le Service Courrier ouvre annuellement 7000 plis et affranchit 4000 lettres. C'est par ce raccourci original que Monsieur Gilles Joly, Directeur Général des Services, nous présente Douvaine avant d'expliquer comment la Ville est passée à la solution de GED intuitive de NOVAXEL..


Fonctionnement de la dematerialisation

Le document arrive par courrier électronique, ou sinon il est scanné. Il est stocké dans le système informatique et rendu consultable par la solution logicielle NOVAXEL. Ensuite, il est archivé électroniquement selon les règles d'usage définies à l'identique par le papier. La sortie des documents s'effectue par télétransmission.


Avantages de la GED et de la Signature Electronique

Simplifier les échanges et renforcer la confiance dans le travail collaboratif (entre élus et fonctionnaires)
Réaliser des économies (timbres, déplacements, papier, encre)
Sécuriser les échanges
Accélérer les échanges (supprimer certains déplacements…)
Contribuer au Développement Durable

« Investir durablement, c'est économiser, » souligne Gilles Joly. « Jusqu'à une date récente, il y avait le traditionnel parapheur, par où passaient bon an, mal an quelque 20 000 signatures financières. Aujourd'hui, un seul clic déclenche la circulation d'un document, jusqu'à sa télétransmission, et permet le suivi de son parcours. Avant, on envoyait un agent à la sous-préfecture de Thonon avec les documents. Cela ne représente que 30 kilomètres aller-retour, mais si on tombait sur un jour de marché, c'était souvent une matinée perdue pour un agent qui aurait pu faire quelque chose de plus utile dans la commune ! Et s'il y avait par malheur une erreur, il fallait recommencer ! En 2010, avec notre nouvelle organisation, un acte juridique est acquitté, reçu, validé en un quart d'heure, et le mandat de paiement peut partir dans la journée. »

« Aujourd'hui, plus de 300 mairies, collectivités locales, CDG ont choisi la GED NOVAXEL, pour travailler autrement, et contribuer à améliorer leur métier au niveau économique et écologique, » précise Martine Joulia-Cubizolles – Directrice Générale de NOVAXEL.


Actes concernés

Affaires juridiques : délibérations, contrats, conventions, décisions, arrêtés du maire

Finances : paye et tous les mandats (paiements) et titres (recettes)

Ressources Humaines : éléments de carrière, nominations, recrutement, avancements


Déroulement du projet

Le projet de restructuration de l'informatique avait fait l'objet de discussions au cours du second semestre 2008. Il fut annoncé au cours de la cérémonie des vœux 2009, avec les encouragements du maire, Jean-François Baud, soucieux de lancer une remise à niveau significative des outils de gestion : "Je suis entré résolument dans le dispositif lorsque j'ai vu l'intérêt de l'opération," a déclaré M. Baud. La mission était de participer à la modernisation des moyens d'action de l'Administration. La mise en place du chantier fut lancée à partir de septembre 2009, pour s'achever en avril 2010. La première phase a consisté à mettre en fonction un serveur de GED (nouveau matériel informatique). Au cours de l'année 2009 s'est déroulée la formation à la GED d'un groupe d'utilisateurs-pilotes par les soins de la société NOVAXEL, suivie en Phase 2 de la mise en place de la signature électronique (avec la solution ChamberSign). La nouvelle réglementation du Code des Marchés Publics prévoit qu'à partir du 1er juillet 2010 le délai de paiement d'une facture sera ramené à 30 jours (il fut à 90 jours à une époque). La Ville de Douvaine est d'ores et déjà opérationnelle pour un respect plus que confortable de ce nouveau délai de paiement.


Mise en œuvre

À la base de la conception du projet de la dématérialisation, et ensuite à la maîtrise d'œuvre, on trouve la société A2eCdoc d'Annecy, spécialiste de la gestion du document numérique et de la dématérialisation, intervenant comme guichet unique de la dématérialisation à valeur juridique probante, dont le responsable a co-animé, avec Gilles Joly pour la Ville de Douvaine, le Comité de Pilotage du projet. « J'ai retenu et préconisé NOVAXEL après avoir attentivement examiné ce que l'on trouvait sur le marché de la GED, » a commenté M. Christian Vormus, fondateur-gérant de A2eCDoc. « Je suis tombé parfois sur de véritables usines à gaz, et NOVAXEL est sorti nettement du lot, avec son ergonomie si particulière, et pourtant si familière, en forme d'armoire organisée en étagères, classeurs, dossiers, intercalaires, documents… à la différence que dans une armoire classique en dur un document peut avoir été enlevé pour consultation, mal reclassé, perdu... avec NOVAXEL, jamais, il est toujours au bout du clic ! On estime qu'avec l'organisation ancienne sur papier, les tâches de classement, circulation,  recherche consommaient 10 à 20% du temps du personnel. La rationalisation de la logistique documentaire (cycle, flux d'écoulement des documents, aussi connu sous le nom de workflow) fait sauter ces ralentissements, ces goulots d'étranglement, et apporte en prime sécurité, confiance, économie, respect de l'environnement… ce qui n'est pas peu de chose ! » conclut Christian Vormus, gérant de A2eCDoc, qui précise que le projet réalisé fait certes appel à NOVAXEL pour la GED, mais aussi à ChamberSign pour le certificat électronique, Lex Persona pour la signature électronique et ArchivesLegalSolutions pour le coffre d'archivage numérique. www.a2ecdoc.eu


Extension au milieu économique

Les partenaires (fournisseurs présents et potentiels) ont été avisés et sont sollicités pour eux aussi prendre en compte l'initiative de développement durable de la Ville de Douvaine et participer à l'efficacité du Service Public en n'envoyant si possible à la Commune que des documents dématérialisés (devis, factures…).


À propos de la commune de Douvaine, « Porte du Léman »

Chef-lieu de canton de Haute-Savoie, situé à la frontière franco-suisse, à mi-chemin entre Genève et Thonon-les-Bains. C'est un des points de passage obligés sur la route des sports d'hiver, ou des visites des rives du Léman. Altitude : 428 m - Habitants : 5 000. Proche des stations des stations de ski Avoriaz, Morzine, les Gets, Châtel, Bellevaux-Hirmentaz, Habère-Poche, les Brasses ...mais également des centres urbains de la région Thonon-les-Bains, Evian-les-Bains, Annemasse et Genève (Suisse). www.douvaine.fr


À propos de Novaxel

NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « Novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd'hui près de 100 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assureurs (AGF, GFA), des experts-comptables, des transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l'Atlantique, Vinci, Office public HLM Nanterre, Oséo, SAPRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : CNRS, Futuroscope, Camif, MAIF, Mutuelle Ministère Intérieur, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L'offre de la société s'est  enrichie récemment grâce à un module de workflow et l'intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, ce qui en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.novaxel.com