Au-delà des aspects technique et innovant du projet, c'est l'accompagnement au changement qui a définitivement séduit la DSI et l'ensemble des élus et des agents, faisant de Stains le plus important déploiement d'une mairie sur l'environnement Google Apps.


Objectifs premiers : simplifier l'administration de la messagerie et réduire les coûts

En 2012, la Mairie de Stains fonctionne avec plusieurs serveurs de messagerie, ainsi qu'un serveur BES pour les Blackberry. Un service qu'elle a choisi d'externaliser, mais qui reste très lourd en termes d'administration, et qui est aussi très coûteux : « notre équipe est composée de 6 personnes, pour gérer l'ensemble de l'informatique de la Mairie, composée de plus de 850 utilisateurs. L'hétérogénéité de nos outils de messageries nous prenait énormément de temps au niveau de la gestion, sans compter les problèmes de coupures et de pertes de messages. Ajoutez à cela, un coût non négligeable, et les conditions étaient réunies pour nous amener vers un changement nécessaire », explique Dominique El Sayed, Responsable du service des Systèmes d'Information de la Mairie de Stains.

A l'issue d'un appel d'offres, elle décide de faire appel à GoWizYou, intégrateur de solutions web et partenaire Google Apps certifié : « outre leur expertise pointue, leur réactivité a clairement fait la différence », ajoute-t-elle.  Si aujourd'hui une cinquantaine de collectivités françaises ont basculé vers la plateforme Google Apps, en décembre 2012, elles se comptent sur les doigts d'une main, et le pari était alors osé.
Mi-décembre, le projet est acté et démarre aussitôt, avec des délais très courts : « nous avions à peine un mois pour migrer les 420 BAL que compte alors la Mairie de Stains, un véritable challenge ! », précise Patrick Le Roux, co-fondateur et dirigeant de GoWizYou.


Le défi : migrer 420 BAL en moins d'un mois

La migration est effectuée en 3 étapes : la première consiste à mettre en place le nouvel environnement Google auprès de l'équipe de la DSI et de quelques utilisateurs, afin de valider les aspects techniques de la migration. Quelques jours après, l'étape 2 est enclenchée, impliquant un nombre plus important d'utilisateurs, sélectionnés au sein de chaque service et choisis pour leur adhésion initiale au projet. Durant ces deux premières phases, la plateforme d'origine est conservée et tourne en parallèle.
Début janvier, après validation de la migration par la Mairie, le déploiement est effectué en 4 semaines sur les 420 BAL des élus et agents de la ville. « Une opération délicate, les utilisateurs ayant chacun une manière bien particulière de classer leurs mails, mais nous avons réussi à tenir les délais, et surtout à assurer la migration de manière parfaitement transparente et sans douleur pour les utilisateurs », ajoute Patrick Le Roux.

Le comité de direction de la Mairie, composé du Maire et de ses adjoints, est équipé de smartphones Android Samsung en remplacement des Blackberry.

Accompagner le changement pour favoriser l'adhésion

En parallèle, dès la mi-janvier, et jusqu'en avril, la mairie de Stains et GoWizYou met en place des sessions de formations de 20 personnes pour faciliter la prise en main de la nouvelle plateforme. Deux types de sessions sont proposées : l'une de 2 heures, dispensée par le service des Systèmes d'Information pour les agents peu utilisateurs de la messagerie, n'utilisant pas les autres services comme l'agenda et ayant peu de mails. L'autre session animée par Gowizyou, sur une demi-journée, s'adresse à ceux qui utilisent au quotidien la messagerie. Toutes les sessions sont basées sur un mode ludique et conçues pour apporter une prise en main immédiate et très facile aux utilisateurs.

L'adhésion est immédiate et totale : « en 20 ans de poste à la tête du Service Informatique de la Mairie de Stains, c'est le 1er projet pour lequel je rencontre une adoption aussi unanime et enthousiaste de l'outil. Sur 420 personnes, une seule s'est montrée réfractaire à la solution ! », précise Dominique El Sayed. « Ceux qui le voulaient pouvaient même conserver en parallèle leur messagerie Outlook, mais en à peine quelques jours, tous les utilisateurs l'avaient abandonnée ».

Le projet élargi aux 430 personnels mobiles de la commune

Dans un souci d'équité la Direction Générale souhaite donner l'accès à l'information pour tous les agents de la collectivité. La facilité d'utilisation et le faible coût de la nouvelle messagerie incitent très vite la DSI et la Mairie de Stains à pourvoir l'ensemble des agents de la Mairie d'une BAL, ce qu'ils n'avaient pas auparavant : à l'été 2013, ce sont ainsi 430 utilisateurs supplémentaires et l'intégralité des agents de la Mairie qui disposent d'une messagerie GoogleApps.

Un bénéfice concret en termes de management et de ressources humaines, et qui permet aux personnels de nettoyage, agents techniques, etc., d'avoir le même niveau d'information que les autres agents de la collectivité, mais aussi de remonter des informations en temps réel auprès de leurs responsables. Pour permettre à tous d'accéder à sa messagerie, la Mairie a installé des terminaux informatiques en accès libre, dans chacun des 50 bâtiments de la collectivité, permettant ainsi à ces personnels mobiles, sans poste de travail fixe, de consulter et d'envoyer des messages, à tout moment de la journée.

La DSI, perçue comme un service porteur d'innovation

Cet avantage vient s'ajouter aux autres atouts de la solution : simplicité d'usage et fonctions collaboratives pour l'ensemble des utilisateurs, capacité de stockage importante (30 Go pour chaque BAL), gain de temps et agilité pour l'équipe de la DSI, facilité d'administration (intégrant une gestion de flotte de mobiles - Mobile Device Management), disponibilité continue de la plateforme sans coupure intempestive, mais aussi accès à l'information en situation de mobilité.

Un point-clé pour les élus, très souvent sur le terrain, comme l'indique Fabienne Tessier Kergosien, 1ère adjointe à la Mairie de Stains : « les outils collaboratifs et mobiles Google Apps ont changé ma vie d'élue ».
Si la plupart des agents utilisent également les outils Google Drive, notamment pour tous les documents gérés en mode collaboratif, Microsoft Office a pour le moment été conservé, du fait de son interface avec les logiciels métier de la collectivité.

« Avec l'appui de GoWizYou et grâce à cette nouvelle plateforme nativement collaborative, nous apportons à nos élus et à nos agents une nouvelle valeur ajoutée en termes de fonctionnalités et de capacités, avec un confort d'utilisation qu'ils n'avaient pas auparavant. Nous sommes aujourd'hui perçus comme un service porteur d'innovation, ce qui n'est pas souvent le cas d'une DSI », conclut Dominique El Sayed.

A propos de GoWizYou

Créée en 2010, GoWizYou accompagne les organisations, publiques et privées, dans l'intégration de solutions 100% web. Du conseil à la formation, de la mise en œuvre à l'accompagnement au changement, GoWizYou prend en charge le projet de bout-en-bout.
Parmi ses clients : La Grande Récré, le Groupe Dauphinoise, Décathlon… et de nombreuses collectivités, telles que Stains, Saint-Germain-en-Laye, la Communauté d'Agglomération de Manosque, le Conseil Régional du Limousin…
www.gowizyou.com