Le domaine des ressources humaines se caractérise par de nombreux aspects : gestion du temps et de la paie, formation, recrutement, administration du personnel, gestion des expatriations... Chacune de ces tâches peut être prise en main par un service externe qui permet aux responsables RH de se recentrer sur leur cœur de métier et de réaliser des économies de temps, et donc d'argent. L'externalisation de ce service RH ou la centralisation de services partagés sont des outils que propose merlane, cabinet de conseil en Ressources Humaines et Management, depuis 1996. Le cabinet fait aujourd'hui le bilan de son expertise.


Les enjeux de l'externalisation des ressources humaines et des centres de services partagés

Les enjeux sont tout d'abord internes. En effet, la société demandeuse de services externes doit anticiper ce passage à une prestation externe en le faisant intégrer en interne. Répondre à la question de la finalité est indispensable aussi, car il est important de garder en tête que l'externalisation, dit « outsourcing », ainsi que les centres de services partagés ne sont que des moyens.

De même, les enjeux du prestataire externe sont nombreux et non négligeables. La relation client s'établit comme une sorte de partenariat pour ne pas se substituer à la responsabilité du client. Ainsi, en amont du service, il est essentiel de bien connaitre et de bien définir le périmètre des tâches et donc des responsabilités de chacun.


Deux clients qui ont choisi de faire appel aux services d'outsourcing de merlane témoignent

La société EADS a constaté en 2007 que les fonctions supports dupliquées dans les différentes divisions pourraient être plus performantes en rationnalisant les processus de recrutement. En 2009, il a donc été décidé de créer un centre de services partagés pour le recrutement qui s'inscrit parfaitement dans la stratégie RH globale d'EADS appelée HR Operations.

«Un benchmark a mis en évidence un temps moyen passé sur le processus de recrutement d'environ 70 jours. L'objectif était de le réduire à 50%. L'enjeu ne s'arrêtait pas à la mise en œuvre d'un processus unique puisqu'il fallait aussi qu'il prenne en compte un contexte international, le centre étant responsable de l'ensemble du recrutement des 4 pays cœur du groupe EADS : la France, l'Allemagne, l'Angleterre et l'Espagne », explique Franck Schmidt,  Sourcing Expert chez EADS France.

Le résultat en 2010 est probant : les 70 jours de traitement n'ont plus cours et l'objectif des 35 jours est atteint dans de nombreux cas. Avec l'aide notamment de merlane, la structure centralisée « Global Sourcing Team » d'EADS Recruitment Center fournit la shortlist des candidats qui sont ensuite vus en entretien. Cette « plateforme » assure une proximité sans laquelle la structure n'aurait pas fonctionnée.

La société Audi France a souhaité elle aussi en 2006 mettre en place un processus de recrutement incluant notamment un plan media national. La société avait besoin d'un vivier de candidatures. Pour le constituer, Audi France devait dans un même temps les présélectionner et proposer une méthode d'évaluation au réseau de partenaires, les concessionnaires, afin qu'ils soient en mesure de choisir le candidat final.
L'enjeu était double car cette méthode d'évaluation des candidats et ce processus de recrutement ne devaient pas être imposés mais être ressentis comme étant une véritable valeur ajoutée.

« Sélectionner les profils les plus ajustés, faire accepter la démarche auprès du réseau, accompagner l'intégration suite au choix définitif du candidat par l'employeur : tels étaient nos objectifs. Aujourd'hui grâce à la prestation de merlane, la méthode d'évaluation déployée est devenue un outil de sélection incontournable pour le recrutement. On constate une vraie homogénéité dans la démarche de recrutement ! » affirme Eric Clavreul, Responsable des RH réseau et du développement formation chez Audi France.

L'externalisation des services RH et les centres de services partagés permettent de mutualiser les processus en harmonisant les différentes pratiques. Pour celle du recrutement par exemple, avoir une méthode commune d'évaluation est un gagne-temps considérable et permet une réelle cohérence. C'est un point essentiel pour les grandes sociétés comme EADS et Audi puisqu'une erreur de recrutement entraîne un coût sérieux. L'externalisation et la centralisation sont des atouts pour optimiser toujours plus les coûts, les délais et la qualité des services internes.

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