Lyon, le 24 février 2014 - Mike Le Hen est le responsable informatique de la société JCA, il gère toute l'infrastructure de cet important cabinet comptable et a vécu activement la transition vers la Gestion Electronique de Documents (GED) accomplie par JCA en 2011-2012 en compagnie de son partenaire novaxel. Il apporte son témoignage en expliquant comment le déploiement de la GED a été organisé pour atteindre en peu de temps près de 100 utilisateurs, l'ensemble du personnel de l'entreprise.

J. CAUSSE & ASSOCIES (JCA) est un cabinet d'expertise comptable, d'audit et de conseil implanté depuis plus de 50 ans à Avignon,. Il est le plus important cabinet comptable monosite de la région PACA. JCA regroupe aujourd'hui une équipe polyvalente de 97 collaborateurs et intervient sur tout le quart Sud Est de la France, au service de PME et TPE de toutes tailles et de toutes activités.  Ses 13 experts comptables servent quelque 3 500 entreprises.

• PROBLEMATIQUE
Jusqu'à ces récentes années, chacun dans l'entreprise gérait sa propre arborescence, certes au sein d'un serveur commun, mais librement. « Cette manière de procéder ne facilitait pas les échanges entre collègues, nous sentions bien qu'il y avait quelque chose à améliorer, » explique Mike Le Hen. « Nous avons bien créé dans le serveur un espace commun, toutefois chacun continuait à le gérer à sa façon.  Afin de résoudre cette problématique et fluidifier les échanges, nous avons décidé d'adopter une GED. »

• CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT
Quelle solution de GED retenir sur un marché où les prestataires foisonnent ? « Le bons sens nous a conduits à d'abord interroger les prestataires attitrés du cabinet dans les domaines reprographie, impression et informatique, » poursuit Mke Le Hen. « Mais rien ne nous convenait chez eux. Nous connaissions novaxel qui historiquement est un acteur reconnu pour les cabinets comptables.  Leur approche nous a paru la mieux adaptée à notre profession, car elle est structurée en suivant une analogie qui correspond à notre logique de travail, en reprenant l'image d'une armoire, équipée d'étagères sur lesquelles reposent des classeurs subdivisés en dossiers intercalaires, comme dans notre vie d'avant la GED, si je puis dire ! »

Qui utilise désormais la GED novaxel chez JCA ? « C'est bien simple : tout le monde, les 97 collaborateurs, sans exception. Nous avons mis en GED tout l'administratif, les documents du social, les travaux des comptables, au total 100 000  documents. Un an après le début du déploiement, nous identifions encore ici et là le besoin de réexpliquer, approfondir la formation, qui prend plutôt la forme d'une sensibilisation de certains employés aux avantages collectifs de la GED… les utilisateurs les plus enthousiastes, et ils sont les plus nombreux, de loin, stimulent, évangélisent les quelques sceptiques qui nous restent ; mais nous visons 100% d'enthousiastes à court terme ! »

La transition vers la GED novaxel chez JCA s'est déroulée par étapes. Dans un premier temps a été constitué un groupe de travail d'une quinzaine de personnes représentatives d'un département de l'entreprise : secrétariat, administratif, social, experts, chefs de mission… chaque collaborateur a pu au cours d'un entretien individuel exprimer les besoins et contraintes propres à son activité. Ensuite, les spécialistes de novaxel sont venus apporter leur aide, ont dressé la maquette, recommandé des améliorations de procédures, développé les scripts nécessaires (personnalisé l'application aux besoins). Les membres du groupe de travail, eux seuls d'abord, sont passés à la GED et ont fonctionné quatre mois sous GED novaxel, avant, ultime étape en ce qui concerne les usages internes, que toute l'entreprise y accède, épaulée par un programme de soutien à la demande.

La plus grande part de la GED  est représentée par les Dossiers Clients, où l'on trouve deux parties : les Dossiers permanents (statuts, contrats…) ; les Dossiers annuels (bilans, situations intermédiaires, fiscalité…). Quatre grandes « armoires » (virtuelles) sont à disposition : une armoire               Clients Expertise, une armoire Clients Commissaire aux comptes, une armoire Gestion personnelle (patrimoine, impôts…), une armoire commune, enfin. « Un expert comptable a accès aux clients qu'il suit, pas à l'ensemble, et nous ne mettons en GED que les documents définitifs, pas les documents de travail, » précise Mike Le Hen.

• RETOURS ET BÉNÉFICES
« Nous avons trouvé en novaxel un partenaire attentif à nos attentes, une entreprise de taille humaine avec laquelle le dialogue est facile, toujours prête à développer du spécifique pour adapter sa solution GED à nos souhaits, » déclare Mike Le Hen. « Et pour ce qui concerne nos utilisateurs, comme je vous l'ai dit, nous prévoyons à brève échéance 100% de satisfaits enthousiastes ! »

• ÉVOLUTIONS
Le plus récent pas en avant effectué par JCA avec la GED novaxel a été l'ouverture des contenus aux clients par le Cloud. Là aussi, le déploiement se fait par étapes, quelques dizaines de clients accèdent à leur dossier où qu'ils soient à toute heure, y compris par leur tablette ou leur smartphone. A terme, ce sont les 3 500 clients du cabinet qui seront connectés. Parmi les autres améliorations envisagées : la mise en place par novaxel d'un dispositif logiciel capable de vérifier qu'aucun document ne manque dans un dossier, et de déclencher des alertes; et l'utilisation de codes-barres apposés sur les documents échangés avec les clients, permettant de le ranger automatiquement au bon endroit dans la GED.