IFS, l'éditeur mondial d'ERP, a enrichi sa solution de gestion documentaire pour aider les entreprises à améliorer leur efficacité liée à la collecte et au traitement des informations relatives aux projets et à leurs activités. Développé en concertation avec des clients IFS, la nouvelle solution facilite l'exploration et la visualisation des documents, améliore leur sécurité et contrôle, et assure une intégration complète à tous les programmes Microsoft Office.
Alors que les entreprises cherchent par tous les moyens possibles à acquérir un avantage concurrentiel pour sortir de la récession, il leur est devenu capital d'optimiser la manière dont elles gèrent les informations et données. La nouvelle solution IFS Document Management a été conçue pour simplifier les processus et réduire les tâches administratives liées au contrôle de la documentation volumineuse associée aux projets commerciaux.

En permettant de conserver les documents clients, fournisseurs et sous-traitants dans un système ERP central, elle fournit aux entreprises un moyen d'accroître rapidement la visibilité des données et la productivité du personnel en accélérant l'accès au bon document pour le processus concerné, en temps utile.

PMC Servi, spécialiste de la fabrication de systèmes hydrauliques, est l'un des premiers clients à utiliser la solution IFS Document Management. « Nous gérons une multitude de clients et fournisseurs chaque jour. Il est essentiel que notre application de gestion électronique documentaire (GED) puisse prendre en charge les flux entrants de données associées à chaque projet tout en réduisant le temps nécessaire pour accéder à ces informations. Nous bénéficions maintenant d'une visibilité accrue sur la documentation au sein de toute l'entreprise : nos équipes peuvent à présent récupérer rapidement les dossiers les plus récents et à jour et répondre plus facilement aux clients et fournisseurs en cas de besoin. », déclare Torgeir Lindtveit, directeur MA de PMC Servi.

IFS Document Management améliore la visualisation des documents et traite dynamiquement les données administratives pour veiller à ce que les utilisateurs n'aient accès qu'aux documents pertinents selon leurs  priorités de travail. Les données non pertinentes sont supprimées automatiquement de l'écran, ce qui accélère considérablement la recherche. Innovation majeure, les utilisateurs bénéficient également d'une intégration complète à tous les programmes Microsoft Office. Les utilisateurs de solutions ERP légères peuvent ainsi travailler dans leur environnement familier de manière beaucoup plus facile, car les documents peuvent être enregistrés d'un clic dans le système directement à partir d'Office.

En outre, la solution enrichie permet désormais de garantir la sécurité des documents par projet. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises stockent et accèdent aux documents clients, fournisseurs, sous-traitants et internes via un réseau partagé sans processus de sécurité adéquat en place. Grâce à la mise en place d'un contrôle supplémentaire dans IFS Document Management, les consultants de projet internes et externes peuvent à présent disposer d'un accès contrôlé aux documents propres à un projet dans le système. Toutes les données peuvent être reliées à la structure du projet, des objets métier ou une arborescence de dossiers à configuration libre, avec contrôle de révision, sauvegarde, sécurité et outils complets de gestion documentaire.

« Nous avons constaté qu'un nombre croissant d'entreprises prenaient des mesures proactives afin de rationaliser les processus administratifs pour libérer des ressources à valeur ajoutée et améliorer l'efficacité. IFS poursuit son engagement à développer et optimiser des applications métier répondant aux besoins de ses clients pour les aider à gagner en facilité de gestion, en efficacité et en compétitivité. », déclare Alastair Sorbie, CEO d'IFS.

A propos d'IFS
IFS est une société publique cotée à la Bourse de Stockholm (OMX STO : IFS) créée en 1983 qui développe, commercialise et met en œuvre IFS Applications™, une suite logicielle ERP complète, modulaire et totalement intégrée qui repose sur la technologie SOA. La société compte plus de 2000 clients dans 54 pays et se concentre sur sept marchés majeurs : aérospatial et défense, services publics et télécoms, fabrication, industries de transformation, automobile, commerce de détail et distribution en gros, construction et gestion de services. IFS compte 2 700 employés et a réalisé un chiffre d'affaires net de 2.6 milliards de couronnes suédoises en 2009.
Pour tout complément d'information: www.IFSWORLD.com