Le gestionnaire de paie, qu'il soit intégré à l'entreprise ou externalisé, représente toujours une fonction essentielle. En effet, la fonction n'admet aucune erreur, tout en n'acceptant aucun retard. Elle implique des connaissances sans cesse renouvelées pour s'adapter tout à la fois aux nouveaux taux et aux dernières obligations en la matière qui varient généralement tous les ans.

La paie est l'un des secteurs de l'entreprise parmi les plus importants. Il impose, dans le même temps, de recourir à des professionnels dont les compétences sont multiples, notamment comptables et sociales. En effet, la question des salaires reste un domaine sensible nécessitant souvent de savoir répondre à toutes les interrogations, patronales et salariales. C'est aussi un domaine où les démarches administratives sont nombreuses avec des documents à transmettre à différents moments aux administrations. Les obligations, liées par exemple aux changements de taux, impliquent alors une actualisation régulière des connaissances par la formation professionnelle, qu'elle concerne un secteur d'activité ou les nouvelles pratiques de chaque début d'année.

La gestion de la paie, entre comptabilité et ressources humaines

L'établissement des bulletins de paie et la réalisation d'opérations annexes qui y sont liées reviennent au gestionnaire de paie. Celui-ci doit avoir trois qualités essentielles : le sens des responsabilités, l'aptitude à la discrétion et l'art de la confidentialité. En effet, dans les entreprises françaises, la paie reste très souvent un sujet sensible. Dans le même temps, son établissement impose des connaissances en droit des entreprises et la maîtrise comptable, entre autres. Pour cela, le gestionnaire de paie peut appartenir à deux services différents, la comptabilité ou les ressources humaines.

De nombreuses sociétés choisissent aussi d'externaliser la fonction. Dans tous les cas, pour le salarié occupant cet emploi, cela signifie une remise à jour régulière de ses connaissances afin de connaître et appliquer les nouvelles obligations et les modifications des taux.

Les différentes étapes de la gestion de la paie

Le travail du gestionnaire de paie ne se limite pas uniquement aux seules réalisations des bulletins de paie. En effet, au-delà de ces actions mensuelles, la fonction gère aussi l'ensemble des démarches administratives liées à la présence des salariés dans l'entreprise.

La première opération concerne l'arrivée de nouveaux salariés avec l'établissement de la déclaration unique d'embauche et la réalisation des déclarations auprès des différents organismes tels que la prévoyance ou la caisse de retraite. Ces démarches seront aussi à effectuer lors de chaque rupture de contrat.

Mensuellement, suivant les habitudes de l'entreprise, il conviendra aussi de décompter pour chaque employé les congés, les absences maladies, ou encore les heures supplémentaires avec l'application des taux spécifiques.

Enfin, le chargé de paie se doit aussi de régler les cotisations sociales auprès des différentes caisses.
Pour s'assurer de bien appliquer chaque procédure, y compris lors des changements dans les obligations, la formation annuelle est alors bien souvent un impératif pour une remise à niveau des connaissances.