Spécialiste de la gestion des processus de la relation client et du traitement industriel des services courriers, in situ ou via ses plateformes mutualisées, DOCAPOST, filiale du Groupe La Poste, a mis au point la solution Contralia, permettant aux entreprises de numériser tous types de documents contractuels, de façon sécurisée et en toute simplicité.

Performance et développement économique avec la souscription en ligne
Séduire de nouveaux clients, adhérents, membres, etc., les fidéliser par la qualité du service offert, tout en leur donnant le choix du canal de relation, sont autant d'objectifs que se fixent les entreprises spécialisées dans la relation client (PME, professions libérales, entreprises en réseau, e-commerce…).
Jusqu'à présent, les contrats étaient essentiellement complétés dans une version papier. Aujourd'hui, grâce à la souscription en ligne, l'utilisateur ne ressent plus de rupture entre la prise de renseignements sur le site internet et la signature du contrat, au format papier.

Enjeu de taille pour les entreprises, la contractualisation en mode numérique leur permet de voir l'écart se réduire entre le nombre de prospects et celui d'adhérents.

L'e-contrat accélère le processus de vente, tout en apportant une image moderne à l'entreprise. De plus, le nombre de souscriptions en ligne est deux fois plus élevé qu'au format papier car il n'y a pas de « rupture » ; l'utilisateur obtient les informations en ligne, et souscrit également par ce biais.

Pour les entreprises, l'augmentation du nombre de signatures de contrats génère aussi l'ouverture de nouveaux services numériques favorisant eux même l'adhésion. Dès lors, le contrat en mode numérique est l'occasion pour l'entreprise d'élargir sa gamme d'offres en ligne, tels que le paiement, l'archivage…

Souscrire en toute simplicité avec Contralia

Elaborée par DOCAPOST BPO - Prestataire de Service de Gestion de Preuve (P.S.G.P)-, la solution Contralia répond aux exigences juridiques qui lui incombent et contribue à accélérer le développement de l'entreprise.

Contralia a ainsi mis à disposition une plateforme permettant :
Au franchiseur de télécharger ses documents contractuels.
Au franchisé de recevoir un mail contenant un lien lui permettant d'accéder aux documents à signer. Il saisit son numéro de mobile et reçoit instantanément un code SMS lui permettant de signer son contrat en ligne.
Le franchiseur peut suivre l'évolution du circuit de signature depuis son interface sur la plateforme.

De plus, cette solution contribue à générer :

Des économies directes (papier, impression, expédition…) et indirectes (diminution des risques d'incomplétudes de dossiers, traitement par le back office).
Des gains de temps au niveau du traitement des contrats.
La fiabilisation des processus.

Centralisés et sécurisés, les documents sont accessibles en ligne 7J/7 et 24H/24 pour les utilisateurs, ce qui assure une visibilité globale des informations en temps réel. Multicanale, la solution est accessible quelle que soit la technologie à laquelle l'usager a recours.

Cas client : La Pataterie, franchise spécialisée dans la restauration
Pour optimiser ses coûts et ses délais de traitement des dossiers, La Pataterie a souhaité dématérialiser son processus de signature de contrats entre franchiseur et franchisé. La chaine de restauration avait besoin d'une solution permettant de prouver l'application du délai de rétractation de 20 jours et d'identifier le signataire en toute sécurité lors de la conservation des contrats.

« Contralia est un outil abouti, doté d'une interface simple, épurée et ludique, qui nous permet de réduire nos dépenses d'impression, d'affranchissement et surtout de temps passé à préparer et adresser ces documents. Nos candidats à la Franchise ont très bien accueilli cette innovation et les collaborateurs ayant connu le processus papier sont ravis de passer au numérique. Nous voulions un partenaire pérenne et de confiance, en ces domaines le groupe La Poste offre toutes les garanties », témoigne Philippe Rechsteiner, directeur financier de La Pataterie.

Cas client : BNP Paribas, spécialiste de l'épargne et du courtage

La mise en place de la solution Contralia pour une société d'assurance en ligne a permis de diminuer de plus de moitié le nombre de prospects n'allant pas jusqu'au bout du processus de souscription à un contrat.

« Cortal Consors, filiale du Groupe BNP Paribas est le spécialiste de l'épargne et du courtage en ligne. Il offre à plus d'un million de clients une gamme complète de produits et services d'investissement à travers différents canaux de distribution, parmi lesquels Internet.

Avec Contralia, notre partenaire Docapost BPO nous a proposé une solution « clé en main » qui permet d'optimiser les opérations « dématérialisées », de manière 100 % numérique, en alliant rapidité et sécurité. Désormais nous proposons à nos clients et prospects le choix entre une procédure traditionnelle (envoi de dossier papier) et une 100% en ligne.»
Témoignent Foued Rhziel, Responsable Bourse et Transformation Prospects/Clients
& Fabrice Jammeron, Responsable Projets IT.

A propos de DOCAPOST BPO– DOCAPOST BPO privilégie une approche de l'externalisation intelligente, fondée sur l'optimisation des processus et de l'évolution permanente des besoins des entreprises, administrations ou institutions. La Business Unit fournit des solutions globales pour bâtir une relation client fidèle et rentable, améliorer la gestion des flux d'information papier ou électronique, gérer les services courrier, faciliter et sécuriser les échanges, optimiser les systèmes d'information. DOCAPOST BPO permet aux entreprises ou administrations de déléguer tout ou partie de leurs processus. Proposant aussi bien des solutions d'externalisation sur ses plateformes mutualisées que des solutions chez le client, la différence de DOCAPOST BPO réside dans sa capacité à combiner industrialisation des traitements de données et système d'information global mais aussi dans sa contribution à la mise en place d'une organisation optimale.

A propos de DOCAPOST Société du Groupe La Poste regroupant des entreprises expertes en solutions documentaires et échanges numériques - DOCAPOST BPO, DOCAPOST EBS (CERTINOMIS, ELETTERMAIL, SEFAS, SERES), DOCAPOST DPS et DOCAPOST Conseil, DOCAPOST se positionne comme un groupement d'expertises qui accompagne les entreprises et les administrations sur toute la chaîne de valeur du document et des échanges électroniques. DOCAPOST propose des solutions sur mesure ou clés en main, allant du conseil à la numérisation, en passant par l'échange de données sécurisées, l'éditique industrielle ou à la demande, l'archivage électronique, la gestion d'un service courrier et le Business Process Outsourcing. DOCAPOST regroupe 4 600 collaborateurs répartis sur 450 sites en France et a réalisé plus de 450 M€ de chiffres d'affaires en 2011. Le groupe est également présent dans de nombreux pays – Etats-Unis, Angleterre, Espagne, Mexique… et propose ainsi, à ses clients, des solutions transfrontalières. L'offre de DOCAPOST est auditée et labellisée par des organismes indépendants pour garantir la plus grande fiabilité.


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