Creil, le 23 mai 2013

Créés il y a 80 ans par le grand père de l'actuelle Présidente, les Ets Cl. Desbenoit spécialisés dans le chauffage et la climatisation, utilisent depuis près de quinze ans le progiciel de gestion intégré Progib pour gérer son activité quotidienne : rendez-vous chantiers, suivi, maintenance, devis, facturation…et "les changements permanents dans les paies".

"Toutes les petites entreprises comme la nôtre ont connu le phénomène : l'activité se développe, et avec elle la charge de l'administration des ventes : les plannings, le suivi, la compta, la facturation… Un jour, on s'aperçoit qu'on a pris du retard voire même qu'on est dépassé… Moi, en héritant de cette entreprise familiale, j'ai heureusement également hérité de cette sagesse qu'avaient les entrepreneurs, comme mon grand père : ne jamais se laisser déborder par l'administration, mettre en place des procédures de gestion innovantes avant même qu'elles ne s'imposent".
C'est ainsi que Mme Desbenoit, petite-fille du fondateur et actuelle Présidente de cette PME de cinquante personnes, installée au Coteau près de Roanne dans la Loire, explique sa décision de mettre en place   l'ERP de gestion intégré Progib à une époque où les petites entreprises du secteur débutaient en informatique...

Spécialisée dans la vente, l'installation et la maintenance d'équipements de chauffage et de climatisation, l'entreprise Cl. Desbenoit a en effet mis en place une première version du progiciel Progib début 2001. L'objectif était alors de mieux organiser la chaine de travail - prise de rendez-vous – visite - compte rendu de maintenance - factures, "pour se préparer à la croissance" et au moment ou l'entreprise décidait de créer une filiale dans la région. "Nous avons fait le tour des solutions du marché et les avantages de l'ERP Progib se sont vite imposés" déclare Mme Desbenoit. Les avantages : un logiciel organisé en modules qui permet de ne payer que les fonctionnalités utilisées. Exemple : Progib Master pour les devis, la facturation, le suivi de chantiers, le planning…, Progib Devis qui inclut les seules fonctionnalités nécessaires à l'élaboration des devis, Progib Maintenance, ou encore Progib Mobile proposé clé en main si besoin la communication SFR et qui permet d'adresser au technicien de maintenance directement sur son mobile le planning de ses interventions de la journée... Des fonctionnalités qui s'enrichissent chaque année - la dernière version de Progib 22.09 comporte 42 nouvelles fonctionnalités - pour suivre ou précéder les besoins des clients...

Chez Ets Cl. Desbenoit, ce sont toutes les fonctionnalités de Progib qui sont utilisées chaque jour par les 9 personnes en charge de l'administration "Nous avons actuellement 9 licences Progib, 6 en maintenance/SAV, 1 licence paie, 3 licences compta" précise Madame Desbenoit. "Cela signifie que 9 personnes peuvent travailler simultanément sur tous les postes d'un chantier, faire trois choses en même temps, par exemple la maintenance, les devis et la facturation… Et le fait de partager le même logiciel avec des données et des fichiers communs fait gagner du temps et de l'efficacité".
Un gain précieux dans une entreprise qui réalise 50% de son activité en dépannage. "Contrairement aux appels d'offres où il y a une facture par mois, chaque dépannage correspond à une prise de rendez-vous, un rapport, une facture et souvent des relances… or des relances nous en faisons quel que soit le montant de la facture : 50 ou 5 000 € et nous adressons 500 à 600 factures par mois".

Autre bénéfice et non des moindres : la prise en compte des nombreux changements sur les paies. "Un véritable casse-tête qui à lui seul justifie l'utilisation du logiciel" commente Thierry Poiret, Directeur de Progib. "Pratiquement chaque mois, il faut intégrer un changement dans la paie : le CICE, les mutuelles, les variations de taux, les cotisations vieillesse etc… Ces changements sont particulièrement nombreux et contraignants dans le secteur du bâtiment, au sein duquel les structures clientes de Progib n'ont que rarement les moyens de dédier trois personnes pour la paie, c'est pourquoi avec Progib, nous prenons tout en charge et nous réalisons les mises à jour à distance. Ce sont des services qu'attendaient nos clients et que nous proposons".

En créant son portail web MyProgib, le progiciel a considérablement élargi son champ d'applications. La possibilité de travailler à distance a généré de nouvelles utilisations (et de nouveaux utilisateurs). Derniers exemples en date : la possibilité de suivre en ligne l'état des maintenances ou encore de faire une demande d'intervention directement en ligne... en gagnant ainsi plusieurs heures voir plusieurs jours sur le planning de rendez-vous.
Dernier projet de Mme Desbenoit : " Refaire une formation interne sur Progib car je sais que le produit a évolué grâce à la communication réalisée par l'éditeur et je ne suis pas sûre que nous en exploitions toutes les possibilités ?..."

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