Aujourd’hui, les volumes d’informations que doivent gérer les collaborateurs ont explosé. Comment peuvent-ils faire face à cette surabondance d’informations ? En débranchant leur téléphone portable ? En boycottant leur messagerie vocale ? En jetant leur PDA par la fenêtre ?

Depuis plus de 30 ans, les spécialistes Xerox dans le domaine des sciences sociales étudient la façon dont les salariés communiquent, s’organisent et d’une façon plus générale, se comportent au quotidien. Ces chercheurs ont ainsi été les pionniers de l’ethnographie, dont l’objectif est d’étudier et d’analyser sur le terrain les mœurs et les coutumes d’une population donnée.

Inspirés par l’étude « Future of Work », les neuf conseils pour aider les collaborateurs à gagner du temps et à gérer la surcharge d’informations sont les suivants :
1. Respirer. Cela semble simple, mais peu de personnes prennent le temps de le faire. Par conséquent, il est essentiel que les salariés s’octroient des pauses dans leur journée de travail. Les études montrent que prendre un peu de temps pour soit en s’éloignant du bureau, ou même s’assoupir quelques minutes, permet d’accroître la productivité.
2. Organiser son emploi du temps. Les salariés doivent essayer de fixer l’ensemble de leurs réunions sur certains jours, afin d’avoir plus de temps les autres jours pour gérer le flux d’informations.
3. Sauvegarder les données. Il vaut mieux avoir trop d’informations que pas du tout !  Pour cela, il est essentiel de disposer d’une solution de sauvegarde régulière et efficace.
4. Désencombrer les bureaux (les deux). Classer, empiler ou jeter les papiers dès réception. Au lieu de classer les documents importants, il est préférable de les numérisez et de les enregistrez afin de réduire l’encombrement du bureau. Sur l’ordinateur, il est possible d’utiliser un moteur de recherche pour retrouver les dossiers en cas de besoin et non de les stocker sur le bureau.
5. Agir immédiatement. Souvent, un temps précieux est perdu à rechercher et revenir sans cesse sur le même élément d’information. Il est préférable d’y répondre dès qu’on le reçoit, puis de le classer dans un dossier, voir de le supprimer.
6. Ne pas tenir compte des offres gratuites. Elles ont quand même un prix (les e-mails inutiles et les offres non sollicitées) et il vaut mieux préférer la qualité à la quantité. L’utilisateur peut gérer en ligne ses factures et ses comptes, et s’inscrire sur des listes noires pour les appels et les publicités non sollicités.
7. Utiliser tous les outils à disposition. L’utilisation du téléphone pour avoir les informations voulues doit se faire au moment voulu. Par exemple, il n’est pas nécessaire d’imprimer des cartes de visites si les coordonnées sont consultables directement depuis le téléphone. Les téléphones disposant de fonctions de localisation peuvent généralement donner les informations voulues, en fonction de la position de l’utilisateur.
8. Limiter la consommation de flux RSS. Il est préférable de s’abonner auprès d’un agrégateur qui aidera le collaborateur à trouver toutes les nouvelles et informations au même endroit.
9. Gérer la mobilité. En utilisant un système mobile avec fonction d’e-mail, les heures passées loin du bureau sont plus productives. En lisant et suivant les e-mails tout au long la journée, il devient plus facile d’anticiper les tâches et de traiter les petits travaux qui se présentent, au lieu d’être obligé de trier plus tard une masse d’e-mails.

« Gérer la surcharge d’information est aujourd’hui devenu une problématique cruciale pour la plupart des entreprises du monde entier, et le sera également demain et dans cinq ans », déclare Jenny Perotti, ethnographe au Xerox Innovation Group. « Nos découvertes aideront les collaborateurs à s’appuyer sur les outils dont ils disposent aujourd’hui pour planifier des stratégies et des méthodes qui permettront demain de collaborer et de gérer les informations plus efficacement. »

Les découvertes des ethnographes de Xerox sont utilisées pour aider les clients de l’entreprise à comprendre leurs collaborateurs. Elles ont également un impact sur la conception des produits et services de Xerox afin de rendre plus efficace le collaborateur  de demain.

Après avoir lancé l’ère du « partage » il y a 70 ans avec le premier photocopieur, Xerox aide aujourd’hui les clients à braver le déluge d’informations. Xerox a également développé des innovations visant à faciliter le passage entre le contenu papier et numérique, et à réduire le flux d’informations pour les rendre de nouveau pertinentes.

Pour en savoir plus sur la surcharge d’information :  http://www.infooverload.com.
Un podcast est disponible à l’adresse : http://a400.g.akamai.net/7/400/14595/v0001/xeroxwebcast.download.akamai.com/14595/podcast/pr/Xerox_Future_of_Work.mp3

Future of work: Strategies for Surviving Information Overload. Jenny Perotti, chercheur au Xerox Innovation Group, partage sa vision de l’étude Future of Work et met en lumière les observations des ethnographes et des scientifiques qui étudient la façon dont les salariés communiquent, s’organisent et d’une façon plus générale, se comportent au quotidien.