Paris, le 25 février 2009 – ChamberSign France, autorité de certification des Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI), accompagne avec succès, depuis près de 15 mois, la société OneSys dans la dématérialisation des contrats de mise à disposition.

Au-delà d’un savoir-faire technologique, ChamberSign fait preuve d’un accompagnement de qualité dans le déploiement et l’utilisation quotidienne de ses certificats électroniques.


° PROBLEMATIQUE

OneSys, souhaitait permettre à ses clients de dématérialiser complètement le flux des contrats de mise à disposition (contrats signés entre une agence d’intérim et une entreprise utilisatrice) sur sa plateforme PilOTT, service d’optimisation du process de gestion de l’intérim.

Pour cela il était nécessaire de doter PilOTT d’un module de dématérialisation complet des contrats de mise à disposition : OneSys a donc développé un module de dématérialisation, mais pour que le processus soit total, la société avait besoin d’un partenaire de qualité pour assurer la fonction de signature électronique.

° CHOIX DE LA SOLUTION

Début 2007, OneSys commence ses investigations, parcourant le marché à la recherche du certificat idéal. Trois offres sont alors étudiées, mais le choix de ChamberSign s’est rapidement imposé à la société. Guilhem de Lajarte, Directeur Général commente :
« lorsque nous nous sommes rapprochés de ChamberSign nous avons rapidement perçu que ChamberSign était le seul à vraiment comprendre le projet et à l’appréhender sous forme de partenariat, et non de relation fournisseur à client. »

Plus qu’un fournisseur de service, ChamberSign est un vrai partenaire disposant d’une réelle volonté d’accompagnement et de suivi de OneSys dans son projet à long terme.

Seulement trois mois après, OneSys commençait déjà à utiliser les premiers certificats électroniques de ChamberSign.

Les clients ont le choix entre deux types de certificat, toujours délivrés par ChamberSign : Signitio ou Fiducio. Une grande majorité des clients de OneSys ont déjà opté pour le premier. C’est notamment le cas pour la société Wincanton, qui utilise le certificat Signitio : « c’est d’une extrême simplicité !

Une fois les commandes de personnel intérimaire validées, le contrat de mise à disposition qui donne lieu à une signature électronique est généré presque instantanément. Du coup, cela permet d’être très réactif, et quelques clics suffisent pour valider le contrat, ou le refuser,» commente Philippe Adjadj, responsable des achats chez Wincanton.

En fonction du format choisi, le certificat est accessible sous forme de clé, ou par téléchargement directement dans l’application de ChamberSign.

Le nombre de certificats demandés par OneSys se fait de façon progressive, au fil des besoins de ses clients utilisant le service PilOTT.  Wincanton, dispose d’une vingtaine de sites utilisateurs de PilOTT en France, et il faut compter deux signataires par site.

L’usage d’un certificat électronique est suggéré et non imposé : « Si le client souhaite utiliser un autre certificat de signature électronique, c’est possible, mais ce certificat devra respecter la charte de sécurité mise en place par OneSys pour l’utilisation de ce module.

Et s’il ne souhaite pas du tout utiliser de certificat, il continuera tout simplement de signer les contrats de mise à disposition à la main tout en les suivant dans PilOTT! », précise Guilhem de Lajarte, Directeur Général de OneSys.

° BENEFICES DE L’OFFRE DE CHAMBERSIGN

L’usage des certificats électroniques de ChamberSign, apporte de nombreux avantages à l’offre de OneSys.

Ainsi, les bénéfices se comptent tout d’abord en gain de temps : la dématérialisation des contrats sur PilOTT va permettre aux utilisateurs de mettre en place un contrôle automatique des informations contenues dans les contrats de l’application.
PilOTT va, grâce à ce procédé, pouvoir signaler à l’utilisateur si le contrat est conforme ou non par rapport à sa commande. Ensuite, le niveau de sécurité de l’information est plus élevé, il est important de garantir à la société utilisatrice la viabilité et la sécurité des informations échangées dans un contexte dématérialisé.

Autre gain, les consommables : il n’est plus nécessaire de gaspiller des frais supplémentaires pour l’envoi de documents papiers par voie postale (enveloppe, timbre, etc.).

Sans oublier l’archivage, quand bien même celui-ci est un gain minime, il n’en demeure pas moins réel. Il n’y a plus d’archivage papier à faire, ce qui permet de libérer de l’espace au sein des bureaux.

Enfin, la dématérialisation des échanges sécurisée, c’est l’assurance pour la société utilisatrice de respecter le délai légal de signature du contrat : lorsque le contrat de mise à disposition est mis en ligne par l’entreprise de travail temporaire (ETT) sur PilOTT, il est déposé et signé par l’ETT.
A ce moment là, il y a une preuve de signature qui est générée, cette preuve est horodatée et elle est également rattachée à la personne signataire.

« On sait alors qui a signé le contrat chez l’ETT, quel jour et à quelle heure. Le contrat est instantanément mis à disposition de l’entreprise utilisatrice, qui, elle, n’a plus qu’à signer le contrat, donc il lui est beaucoup plus facile de respecter les 48h de délai légal pour la signature d’un contrat, » indique Guilhem de Lajarte, Directeur Général de OneSys.

° ROI ET EVOLUTION DU PROJET

Concrètement, avant l’utilisation du module de dématérialisation et des certificats électroniques, le processus classique se chiffrait autour de 2,5 € (recevoir le contrat, ouvrir l’enveloppe, contrôler le contrat, le signer, le renvoyer, gérer les litiges, l’archiver).

Désormais, avec le nouveau processus PilOTT, le coût initial de 2,50 € dépensé pour le traitement de chaque contrat est divisé par huit : soit seulement 0,30 € par contrat dématérialisé (contrôle automatique, signature (2sec), archivage automatique). Si l’on multiplie cette somme par le nombre total de contrats, on s’aperçoit vite que la somme économisée est considérable.

« L’accompagnement de ChamberSign est à la hauteur de nos attentes. Il n’y a aucune déception, ChamberSign fait preuve de professionnalisme et de réactivité dans la mise à disposition de ses certificats. Ce partenariat est engagé sur le long terme, au démarrage nous avions 100 certificats en commande et nous espérons en avoir entre 2000 et 2500 pour 2009. De plus, il est à noter que ChamberSign dispose d’une réelle notoriété sur ce marché ce qui rassure évidemment notre clientèle » ajoute Maxime Berne, responsable commercial PilOTT de OneSys.


Quelques chiffres

A travers PilOTT, déployé chez l’ensemble des clients OneSys, soit environ 50 clients, c’est :

* Un coût de process de gestion de l’intérim divisé par 3.
* 400 000 000 d’ € de dépenses Intérim gérés et suivis à travers PiLOTT.
* 500 sites d’entreprises utilisatrices déployés.
* 15 000 000 d’heures de délégation d’Intérim.
* 1000 agences d’intérim échangeant de l’information sur PilOTT.
* Entre 75 et 80% de gain de temps pour la gestion quotidienne de l’intérim au sein de l’U.E.


À propos de OneSys

OneSys, filiale du groupe USG People, est une société spécialisée dans l’édition de solutions Web métiers, de gestion et de consolidation dans le domaine de l’intérim. La société a développé le service PilOTT pour permettre aux entreprises, depuis un portail web privatif, d'accéder à un véritable outil de suivi et de pilotage de leurs intérimaires.

Ce service multi-prestataires, permet, d’une part à un service RH d’avoir une vision précise de l’activité intérim, et d’autre part aux services achats et financiers d’avoir une vue consolidée de ce poste de charge. Innovant, PilOTT permet également à l’entreprise utilisatrice de dématérialiser les contrats de mise à disposition grâce à la fonctionnalité de signature électronique, PilOTT Trust Suite proposée en partenariat avec ChamberSign et de dématérialiser les flux factures.

À propos de ChamberSign France

Association créée en 2000, ChamberSign France est l’autorité de certification des Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI). Avec plus de 25 000 clients à ce jour et un taux de satisfaction de 97 % (source : enquête ChamberSign de juin 2007), ChamberSign est la première autorité de certification de proximité en France métropolitaine et outre-mer. Sa mission est de délivrer des certificats électroniques aux entreprises et collectivités qui souhaitent échanger sur Internet en toute sécurité.
Le certificat est un véritable passeport électronique contenant différentes séries d’informations répondant à un triple objectif : authentifier une personne ou une organisation, garantir l’intégrité des données, et apporter une valeur juridique aux échanges en ligne.

ChamberSign France est constitué de 120 CCI soit plus de 300 personnes pour accompagner entreprises et collectivités sur le terrain.