Bee-POST immo réduit l'ensemble des dépenses
liées à la gestion des documents immobiliers

La nouvelle solution de LOGIDOC-Solutions  optimise le traitement et l'acheminement des milliers de documents gérés et envoyés chaque jour par les administrateurs de biens, agences et professionnels de l'immobilier.
Elle a été conçue pour intégrer un volet dématérialisation des courriers recommandés, qui sera opérationnel  une fois publiés  les décrets légalisant la lettre recommandée électronique et le marché ouvert à la concurrence.

• Des perspectives de réduction des coûts concrètes

Que ce soient pour des activités de syndic, de gérance, de transactions ou encore d'achats & locations de biens, les professionnels de l'immobilier gèrent chaque année des milliers de documents soumis à des règlementations et contraintes particulières : convocations et procès-verbaux des assemblées générales, appels de fonds, quittances, avis d'échéances, appels de loyers, répartition de charges ou encore courriers administratifs de tous types…
Ces documents peuvent être envoyés en nombre ou unitairement, de manière individualisée ou non, avec parfois des pièces jointes, et très souvent en recommandé.
Cette gestion documentaire constitue à la fois un temps passé conséquent, mais aussi l'un des postes de dépenses les plus coûteux pour ces professionnels.
« Alors que les professionnels de l'immobilier sont parmi les importants diffuseurs de courriers, il n'existait pas encore de solution automatisée qui réponde précisément à leurs besoins en matière de traitement et d'affranchissement de  documents », explique Jean-Claude Prevel, Président de LOGIDOC-Solutions.

• Les avantages de l'externalisation sans compromis sur la sécurité, ni la confidentialité

Pour répondre à cette problématique, LOGIDOC-Solutions, spécialiste de la gestion du document, a donc conçu une offre spécifique qui permet aux administrateurs de biens et aux agences immobilières d'automatiser et d'externaliser l'ensemble de leurs envois, réduisant ainsi considérablement leurs coûts.


En étroite collaboration avec eux, LOGIDOC-Solutions  a étudié et analysé leur métier, leurs contraintes et leurs impératifs. Résultat, un outil parfaitement en phase avec les exigences de ces professionnels qui sont de plusieurs natures :

 la sécurité : que ce soit pour le transfert et le traitement des données, qui sont cryptées et compressées, pour l'archivage, effectué avec valeur probatoire, ou la traçabilité, l'ensemble de la chaîne de traitement et d'envoi du document est parfaitement sécurisé. Le portail web Bee-POST permet de suivre ce document de sa création jusqu'à sa remise au destinataire.

 L'optimisation des dépenses : dès l'envoi du premier document, Bee-POST immo propose l'affranchissement en mode industriel, faisant ainsi bénéficier l'entreprise d'un coût extrêmement avantageux, auquel s'ajoute une facturation à la consommation et des outils de supervision permettant une complète maîtrise des flux et des dépenses. L'externalisation du traitement et de l'envoi des documents permet aussi, au-delà du coût, de diminuer le temps passé des collaborateurs qui peuvent ainsi se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

 La simplicité de l'outil : accessible via Internet et un portail web sécurisé, Bee-POST immo  est très simple tant au niveau de la prise en main au démarrage que de l'utilisation quotidienne. Très intuitif, il est entièrement modulable et personnalisable selon les besoins en termes de sécurité et d'automatisation. Il ne nécessite par ailleurs, aucune installation logicielle ou matérielle préalable.

« L'ergonomie a été particulièrement pensée à la fois pour faciliter la prise en main d'utilisateurs qui sont des spécialistes de l'immobilier, mais pas nécessairement des outils logiciels, mais aussi pour leur offrir des capacités de paramétrage maximales et une souplesse d'utilisation la plus optimale possible », commente Jean-Claude Prevel.

« Le résultat est plutôt probant, puisque aujourd'hui, alors que la solution est tout juste finalisée, plusieurs professionnels et entreprises testent et utilisent Bee-POST immo au quotidien, avec à la clé déjà des économies concrètes sur un poste de dépenses important et pourtant incontournable. Prochaine étape dans quelques semaines : la prise en charge des recommandés électroniques  », ajoute-t-il.



• De nouvelles perspectives avec la légalisation de la lettre recommandée électronique

Le Conseil d'Etat a en effet donné jusqu'en avril 2011 au gouvernement pour publier les décrets d'application relatifs à la légalisation de la lettre recommandée électronique, ouvrant ainsi de nouvelles perspectives en matière de réduction et d'optimisation des coûts, notamment pour les professionnels de l'immobilier qui gèrent chaque année des milliers de documents officiels.
« La dématérialisation des envois recommandés constitue une alternative extrêmement intéressante, et aujourd'hui nous avons d'ores et déjà intégré  l'ouverture du marché. Notre offre est prête et sera opérationnelle dès que les décrets auront été publiés », conclut  Jean-Claude Prevel.



A propos de LOGIDOC-Solutions :
Créé en 2005, LOGIDOC-Solutions est aujourd'hui le spécialiste logiciel de la gestion de documents. Ses solutions Bee-POST s'adressent à tous types d'entreprises, de la TPE au grand compte, et dans tous secteurs d'activité : banque, assurance, industrie, administrations, … L'objectif de LOGIDOC-Solutions : permettre à tout utilisateur de gérer le document, publipostage ou message sortant à partir de son poste de travail et sans changer ses habitudes, en améliorant la productivité   et en diminuant les coûts directs et indirects, grâce à des solutions fiables, simples d'utilisation et générant un retour sur investissement immédiat.
Plus d'informations sur : www.logidoc-solutions.fr  et sur www.bee-post.com