Information Presse                    
11 avril 2012



Avis de beau temps sur la gestion documentaire de Météo-France

Avec Alfresco, la vigie du temps et du climat dispose à présent d'une solution collaborative unique pour la gestion et le stockage de ses documents


Résultats

 Un gain de temps et une facilité de recherche des documents
 La spécificité Open Source de la solution qui ouvre des perspectives de développement de nouvelles applications.
 La prise en compte d'exigences de confidentialité qui permet d'envisager des échanges stratégiques dans un environnement sécurisé. 
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A l'origine, une gestion documentaire cloisonnée

Jusqu'alors pensée dans une optique de classement, la gestion des documents de Météo-France a été organisée de manière indépendante par chaque direction nationale et interrégionale, ne permettant pas une gestion collaborative des informations à l'échelle de l'établissement.

Avec pour objectif de s'équiper d'une solution de gestion documentaire performante, commune à l'ensemble des directions, Météo-France lance en 2010 un appel d'offres, à l'issue duquel la solution Alfresco est retenue.


Aujourd'hui, une solution collaborative permettant de consulter, partager et échanger les documents à l'échelle de l'établissement

Mise en œuvre par Atol Conseil et Développements, partenaire d'Alfresco, la nouvelle solution permet de doter Météo-France d'une solution unique pour la gestion et le stockage de ses documents, accessible à tous les agents.
Selon leurs droits, et via une interface WEB, les agents peuvent déposer, référencer, rechercher, consulter et télécharger des supports de natures diverses.


La solution Alfresco offre des fonctionnalités de recherche importantes, facilitant l'accès aux documents à partir d'une série de critères, intégrant des mots-clés et de la recherche plein texte.

Autre point clé de la nouvelle solution, la gestion des versions : elle est en effet très importante pour Météo-France, dont une grande part des documents évolue régulièrement. Outre la possibilité de stocker et d'accéder à ce type de documents, la solution Alfresco permet également de retrouver l'historique de ces documents, et de gérer les différentes versions qui se sont succédé.

« La solution Alfresco nous a apporté un confort d'utilisation et un gain de temps en matière de recherche de documents sans commune mesure avec ce que nous connaissions avant.  Quant à sa dimension collaborative, elle a permis d'engendrer une conception différente des échanges entre collaborateurs et fait naître une nouvelle manière de travailler », ajoute François Bompay, de la Direction de la Qualité de Météo-France.  

Démarré en novembre dernier, le basculement des 10 000 documents existants vers la solution Alfresco sera achevé en juin 2012.


Prochaine étape : un workflow aujourd'hui déjà en test auprès de certains collaborateurs, avant d'être déployé à l'échelle de l'entreprise

Atol Conseil et Développements a également développé pour le compte de Météo-France un module de travail collaboratif accessible à une communauté d'utilisateurs préalablement définie. Il fait aujourd'hui l'objet d'un test à l'échelle de certains documents et d'un nombre réduit de personnes avant d'être généralisé.
Enfin le fait que la solution Alfresco soit une solution ouverte permet d'envisager de nouvelles applications : par exemple une application est à l'étude permettant à l'équipe dirigeante de l'établissement d'échanger en toute confidentialité via une interface Web sur des sujets stratégiques.

« Ce projet est particulièrement intéressant et enthousiasmant, et nous sommes ravis que notre solution ait été retenue comme plateforme de gestion des documents par un établissement public comme Météo-France. Ce contrat conforte la justesse de notre approche et de nos choix technologiques, auxquels les institutions et le secteur public dans son ensemble sont aujourd'hui de plus en plus sensibles », ajoute Philippe Galland, Directeur Alfresco Europe de l'Ouest.


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