Courbevoie, le 3 juin 2014
Communiqué de presse

La compagnie d'assurances AFI ESCA modernise sa gestion des dossiers de souscriptions et sinistres grâce à Kofax et OnBaseTM !
« Plus de 4 Millions de pages numérisées, 150 000 dossiers et plus d'une dizaine de services mobilisés en 2014 »

En 2011, la compagnie d'assurances AFI ESCA fait confiance à Numerial pour mettre en place un projet de Gestion Electronique de Documents, afin de déployer des solutions de Case-Management (gestion des cas) et de workflow. Objectif : fiabiliser la transmission des informations entre services et améliorer sa qualité de service clients. Aujourd'hui près d'un million de documents sont gérés automatiquement.

Au sein d'un secteur où réactivité et efficacité sont primordiales pour la satisfaction clients, la compagnie d'assurances AFI ESCA a décidé d'optimiser sa qualité de service en dotant son établissement lillois de la solution de numérisation Kofax, associée à l'outil de gestion électronique de Documents (GED) OnBaseTM d'Hyland Software. Le projet, entré dans sa phase opérationnelle en 2012, a été mis en place par l'intégrateur Numerial, et a permis d'augmenter la productivité des équipes de plus de 40%.

Appartenant au  Groupe Burrus, AFI ESCA est une compagnie d'assurances pour les particuliers principalement active sur 3 familles de produits : l'assurance emprunteur, l'assurance épargne et l'assurance obsèques. Cette compagnie d'envergure nationale à vocation européenne réalise un chiffre d'affaires de 173 M€, emploie 280 collaborateurs répartis entre le siège social de Strasbourg, un établissement à Lille et une couverture commerciale dans chacune des régions.
Objectifs : sécuriser et fluidifier le circuit de gestion des courriers entrants grâce à la GED !
En 2011, les volumes de papiers gérés par les équipes de l'établissement lillois d'AFI ESCA sont considérables et chronophages : les dossiers de souscriptions et de déclarations de sinistres pouvant représenter des dizaines de pages. A l'époque, AFI ESCA souhaite également sécuriser la transmission des informations, et accélérer la transmission de celles-ci entre services. La direction de la compagnie décide donc de s'équiper d'une solution de gestion électronique et de numériser un large passif d'archives et dossiers afin de les mettre à disposition des utilisateurs. 

Comme l'explique Sebastien Hanot Responsable Organisation et Méthodes chez AFI ESCA : « La collaboration entre AFI ESCA et Numerial a été particulièrement appréciable car efficace et fluide grâce à une communication constante entre collaborateurs. Aujourd'hui, en plus d'une diminution de l'espace de stockage et des coûts liés, nous notons une très nette amélioration de la sécurité de nos documents et données. De plus, tous les fichiers sont maintenant accessibles simultanément par l'ensemble des collaborateurs, nous permettant ainsi de gagner en productivité avec des dossiers traités en moins de 24h grâce à KOFAX et OnBaseTM. »

Aujourd'hui, tous les types de données sont pris en charge - même pour les cas exceptionnels - grâce au workflow particulièrement poussé de la solution OnBaseTM.

Plus de 4 millions de pages, 150 000 dossiers dématérialisés et une dizaine de services mobilisés

Aujourd'hui l'intégralité des services de Lille, représentant une centaine de personnes, ont pu gagner en confort de travail avec une mise en production en juin 2013 et 10 services mobilisés pour ce projet. Des résultats obtenus grâce aux bénéfices offerts par OnBaseTM et Kofax, à savoir :
- Amélioration de la sûreté et la confidentialité des informations médicales (critique dans le secteur de l'assurance),
- Diminution de l'espace nécessaire au stockage et des coûts liés,
- Des gains de temps à tous les niveaux (temps de classement, de recherche d'un document vivant ou archivé, de diffusion et de traitement de l'information),
- Hausse de la productivité, notamment du nombre d'offres traitées en moins de 24h,
- Possibilité d'accès simultanés.

En effet, comme le précise Ruggero Pizzo, PDG du Groupe Numerial : «  OnBaseTM d'Hyland Software en plus de gérer les documents et les informations, permet de déployer des processus automatisables et sur lesquels des règles de contrôles et de validations peuvent être facilement mises en place. En parallèle, Kofax a permis de capturer et de rationaliser les flux d'informations critiques au sein de l'entreprise de manière fiable, rapide et rentable. »

Projets 2014 : AFI ESCA renouvelle sa confiance à Numerial pour équiper son siège à Strasbourg

Face à ce succès, AFI ESCA et Numerial ont également mis en place avec OnBaseTM un système d'autorisation d'engagement de dépenses, permettant de gérer les commandes au sein de l'entreprise à l'aide d'un workflow de validation. Ainsi, l'entreprise peut gérer facilement ses dépenses pour chaque employé.
Séduit par les résultats obtenus à travers la mise en place des solutions Kofax et OnBaseTM, la compagnie AFI ESCA compte bien renouveler l'expérience et équiper des mêmes outils courant 2014 son siège situé à Strasbourg. Près d'une centaine de personnes et une dizaine de services seront à nouveau concernés par cette nouvelle aventure !


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A propos de Numerial :
Spécialiste de l'intégration, du développement et l'ingénierie autour de solutions de gestion de l'information : dématérialisation, GED, applications métiers / spécifiques, le Groupe Numerial propose une offre innovante pour l'Optimisation des Processus Métiers. Pionnier français pour le courtage en numérisation, il répond aux besoins de ses clients grâce à sa parfaite connaissance du marché en proposant des solutions adaptées et personnalisées. Son offre repose sur des partenaires parmi les leaders de leur secteur, dont Hyland Software (Solution OnBase), Docuware, ABBYY, KOFAX,...
Le Groupe Numerial accompagne tout type d'entreprise, de la PME au grand groupe, parmi lesquels : Honda France Manufacturing, Toyota Financial Services, Protection24 (Groupe BNP Paribas), AFI-ESCA (Groupe Burrus), Prévoir Vie, Linear Technologies…
Avec un chiffre d'affaires d'1,8 millions d'euros en 2012, le Groupe enregistre un fort développement depuis sa création, avec en 2013 encore un taux de croissance à deux chiffres.

Pour plus de renseignements : www.numerial.fr.
À propos d'AFI ESCA :

Spécialisé dans l'épargne et la prévoyance depuis plus de 90 ans, Afi Esca est un pionner du secteur.
Forte de 280 collaborateurs, la compagnie est présente dans toute la France et distribue ses produits à travers des réseaux de courtage et un réseau salarié.
Depuis 2008, la société est également présente en Belgique et depuis 2012 en Italie.

Pour plus de renseignements : http://www.afi-esca.com
A propos d'Hyland Software
Fondée en 1991, Hyland Software est un éditeur de logiciels spécialisé dans la gestion de contenu d'entreprise (ECM) et processus de dématérialisation. Son expertise repose sur sa solution phare OnBaseTM, et permet aux entreprises de maximiser leurs investissements technologiques existants. Cet outil est aujourd'hui l'un des produits ECM les plus fexibles et complets du marché, régulièrement classé en tant que leader au sein des analyses Forrester & Gartner.
Solution évolutive, OnBaseTM est taillée sur-mesure pour s'adapter tant aux exigences des différents services, qu'à ceux de l'entreprise, et permet aux utilisateurs de développer leurs solutions à mesure qu'évoluent leurs besoins et leur activité.
Avec 12 000 clients répartis dans plus de 65 pays, et une forte présence à l'international (16 filiales et bureaux), la société enregistre régulièrement une croissance à 2 chiffres.
Hyland Software est basée à Cleveland aux Etats-Unis, et compte plus de 1 700 collaborateurs à travers le monde.
Pour plus d'informations sur les solutions ECM d'Hyland Software : http://www.hyland.com/fr
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